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Plan General Contable - Quién debe de llevar esta Contabilidad - Conceptos Básicos

Actualizado: 05/12/2021

Fecha: 19/10/2020

Apartados:

Introducción

Tipos de Contabilidad

Contabilidad Financiera

Contabilidad Analítica

Diferencia entre contabilidad financiera y analítica

Funcionamiento del principio de partida doble

Naturaleza de las Cuentas Contables

Listado detallado de todas las cuentas contables asociados al Plan General Contable para PYMES

Tipos de Asientos Contables

Asientos contables según su fondo

Asientos contables según su forma

Información del Asiento Contable

Ecuación Contable

Elementos de la Ecuación Contable

Activo

Pasivo

Capital - Patrimonio Neto

Ecuación Contable Completa

Diferencia entre Gastos y Costos

Normas a aplicar en las tareas asociadas a la llevanza de los libros de contabilidad

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Introducción

La práctica de la contabilidad no es algo, nuevo viene implementándose desde hace miles de años cuando las civilizaciones necesitaban mantener un adecuado control de las cosechas, armas, y demás recursos comunes, después de eso también empezó a ser de vital importancia para los comerciantes cuando éstos comenzaron a
vender a crédito, y necesitaban mantener un registro de cuánto les debía a cada uno de sus clientes.

La contabilidad que sigue la gran mayoría de las empresas, como hemos dicho anteriormente, viene determinada por la historia de los intercambios mercantiles. Si bien hay hallazgos anteriores que ya documentan una contabilidad primitiva, en general suele tomarse como referencia del origen de la partida doble al monje franciscano Luca Paccioli. Con su tratado, el matemático franciscano, popularizó y estandarizó un método de contabilidad basado en el equilibrio entre diferentes cuentas, el llamado principio de la partida doble.

El método de la partida doble se fundamenta en estos principios básicos:

  • No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.

  • El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor.

  • Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita.

  • El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos).

  • En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza.

  • Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa.

  • Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.

  • Se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas).

  • Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias).

Vamos a mostrar a continuación, en ejemplo del asiento contable por la compra de una mercadería a un proveedor, donde está desglosado por el importe de la mercadería, y el impuesto (IVA) añadido al importe de la mercancía adquirida.

Asiento Contable
Debe Haber
10.000 (600) Compra Mercaderia (400) Proveedor                    12.100
2.100 (472) H.P. IVA Soportado  

En contabilidad nada se crea por sí solo y una entrada en una cuenta significa que sale de otra: todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita. Esto explica el mecanismo que sostiene la contabilidad, esto es, que toda entrada ocasiona una salida y viceversa, de forma que al final del ejercicio resulta un balance entre entradas y salidas que es el que, en definitiva, garantiza un estado saludable de las cuentas.

El uso de la contabilidad se ha extendido a todas las empresas del mundo, y tienen unos principios que son usados en todo el mundo como por ejemplo, la partida doble que mencionaremos mas tarde en este tema, la estructura de los estados financieros entre otros, pero surgen pequeñas diferencias que se aplican según el país en donde apliques la contabilidad como por ejemplo los códigos de las cuentas contables, los tipo de impuestos, etcétera, la mayor parte de este curso le servirá sin importar el país en donde se encuentre.

Vamos a definir que es la contabilidad, aunque existen varias definiciones todas apuntan a lo mismo, y
es que la contabilidad es un sistema o conjunto de técnicas o prácticas que se emplean para registrar los hechos
económicos de una empresa, las prácticas a utilizar, deben ser generalmente aceptadas para que así la información que nos brinde la contabilidad, sea de confianza.

Se ve a la contabilidad como un sistema, porque tiene elementos de entrada, los somete a un proceso, y genera elementos de salida. Los elementos de entrada son los documentos contables, que son documentos que evidencian que un hecho económico ocurrió por ejemplo si compras algo, el comprar es un hecho económico y la evidencia de esa compra es la factura que te dan, esa factura es un documento contable. Existen muchos documentos contables, que iremos viendo durante el desarrollo del curso.

Prosiguiendo con el sistema contable, toman los elementos de entrada, los someten a procesos definidos por los estándares de la práctica contable, como son los códigos de las cuentas  contables asociadas a los deudores (cliente), acreedores (proveedores), etcétera, y finalmente se generan los elementos de salida, que en este caso serían los estados financieros y registros contables finales. Estoss productos finales son los que la empresa usa para desarrollar planes pagar impuestos, supervisar la situación financiera de la empresa.

 

Sistema Contable

Tipos de Contabilidad

Hay varios tipos de contabilidad, y la más simple y necesaria es la contabilidad financiera.

Contabilidad Financiera

La contabilidad Financiera nace de la necesidad de presentar estados contables a terceros, como podrían ser inversores, accionistas u organismos públicos, liquidar impuestos. También surge la necesidad de que la información presentada sea homogénea y estandarizada. Por ello este tipo de contabilidad se centra en la elaboración de Estados Contables para terceros, y no tanto para la gestión empresarial.

En resumen la contabilidad financiera permite a personas ajenas a la empresa obtener los siguientes datos: liquidez, solvencia, solidez, ciclo de caja, CashFlow, rentabilidad económica, rentabilidad financiera y apalancamiento.

Contabilidad Analítica

La definición clásica de la contabilidad analítica, también conocida como contabilidad de costes. Se trata de un conjunto de técnicas que sirven para estudiar la forma en la que se distribuyen los costes e ingresos de una empresa para generar información de uso interno y tomar mejores decisiones empresariales.

Para entendernos mejor, también se puede decir, que es una rama de la contabilidad que distribuye los gastos e ingresos de cada línea de negocio, producto, departamento, cliente… para calcular resultados por separado.

Llevar una contabilidad analítica no es obligatorio, pero muchas empresas lo hacen ya que es un buena herramienta para el control del negocio sin que requiera mucho esfuerzo.

Diferencia entre contabilidad financiera y analítica

Es importante no confundir la contabilidad analítica y la financiera ya que tienen fines diferentes y la Contabilidad Financiera  es obligatoria pero la Contabilidad Analítica no.

La diferencia más importante es que la contabilidad financiera tiene un carácter externo y registra hechos que afectan a la empresa y a sus relaciones con terceros (proveedores, Hacienda, clientes, etc.). Pero, como hemos dicho, la contabilidad analítica es de uso interno y se centra en otra información más útil para la propia empresa, para conocer el funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa.

Contabilidad Financiera Contabilidad Analítica
Regulación Sujeta a la regulación Mercantil. No se rige por ninguna ley y se adapta a las necesidades de la empresa.
Período de tiempo Analizan el pasado de forma resumida. Normalmente tienen carácter anual. Analizar un período concreto y están muy detallados para así poder tomar decisiones de futuro.
Objetivos Elaboración de los estados financieros con un carácter general. Análisis de resultados obtenidos en detalle en áreas muy concretas.

Funcionamiento del principio de partida doble

El principio de la partida doble en contabilidad indica que todo registro o asiento contable está compuesto por, al menos, dos cuentas contables o dos movimientos contables.

Consiste en registrar en el libro diario todas las operaciones a medida que se van produciendo en función de su entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor (esto lo hace automáticamente los programas informáticos de contabilidad), al tiempo que se clasifican en las cuentas correspondientes. Es a partir de este que se obtienen los datos para elaborar los estados financieros anuales (Balances, Cuentas Anuales [PyG],  y el Estado de Flujo de Efectivo [EFE]).

  • El Balance: Representa la situación económica (activo) y financiera (pasivo), de la empresa en un momento determinado.

  • La Cuentas de pérdidas y ganancias (PYG): o también informe de gastos e ingresos. Informa del resultado contable de la empresa que se obtiene por comparación entre los ingresos y los gastos generados en el ejercicio.

  • El estado de flujo de efectivo (EFE): Facilita datos complementarios y aclaraciones sobre las informaciones contenidas en las dos anteriores.

Por tanto, la contabilidad es un sistema que facilita información objetiva a la dirección de la empresa y a terceras personas como accionistas, inversores, acreedores, trabajadores..

La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra). Es por esto que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar en “equilibrio”, por tanto, la resta entre ambos importes, tiene que dar como resultado cero. La partida doble se encargaría de registrar los efectos de las operaciones comerciales en los diferentes elementos o cuentas del balance para que la ecuación siempre quede equilibrada.

Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra/recibe) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale/da) a la derecha, constituyendo una Cuenta Mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura, que la podemos ver el el siguiente gráfico, en color rojo. La cuenta en contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la cuenta.

Cuenta T

Es importante aclarar que Debe / Haber o Débito / Crédito simplemente se refiere a los lados de la cuenta no significa que porque se llama Debe es lo que tiene la empresa o algo por el estilo, solo son los lados de la cuenta. Es muy importante aclarar esto, porque hay muchas personas, que intentan encontrarle coherencia a esas palabras, y en base a eso, hacer los registros contables, cuando en realidad lo que le da coherencia a los registros contables es la naturaleza de las cuenta concreta que se esté usando.

Vamos a ver un ejemplo, sobre la cuenta contable "Caja", que representa el dinero en efectivo del que dispone la empresa, y cronológicamente, se le aplican los siguientes eventos:

Escribimos su nombre en la parte superior ahora.

  • Imaginemos que esta cuenta se débito por 12.000 u.m. (unidades monetarias), eso quiere decir que en el lado izquierdo o del debe vamos a escribir 12.000 u.m.

  • Después imaginemos que nos dicen que esta cuenta se acreditó por 8.000 u.m., eso significa que vamos al lado derecho o del haber y escribimos 8.000 u.m.

  • Finalmente el último concepto que nos interesa saber sobre las cuentas es el saldo. El saldo es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registrados en la columna del haber mirando el ejemplo que veníamos realizando observamos que tenemos 12.000  en el lado del debe, y 8.000 en el lado del haber para hallar el saldo de una cuenta debemos tomar al mayor y restarle el menor en este caso a 12.000,  le restamos 8.000, eso nos da como resultado 4.000 para marcar que es el saldo de una cuenta, trazamos una línea debajo de los registros que se hayan realizado en esa cuenta y en el lado que haya estado el mayor que en este caso es el lado del debe escribimos los 4.000 y podemos decir que esta cuenta tiene un saldo débito de 4.000 u.m.

Mayor Caja

Otra forma de representar una cuenta Mayor es

Cuenta Contable
Debe Haber
   

Naturaleza de las Cuentas Contables

Cada cuenta tiene su propia naturaleza, en función de ella aumentará o disminuirá de acuerdo a los movimientos:

  • Cuentas Deudoras: Las cuentas de naturaleza deudora, son aquellas que aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber. (Activo, Gastos y Costes)

  • Cuentas Acreedoras: Son de naturaleza acreedora, las que aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe. (Pasivo, Patrimonio Neto e Ingresos)

Existen seis clases principales de cuentas que son:

  • las cuentas de Activo

  • las cuentas de Pasivo

  • las cuentas de Patrimonio

  •  las cuentas de Ingresos

  • las cuentas de Gastos, y

  • las cuentas de Costos/Costes.

Ahora vamos a explicar la naturaleza de las cuentas aquí mucha atención, porque si entiende esto podrá hacer y
entender cualquier apunte contable.

La naturaleza de las cuentas se refiere al modelo ya establecido para registrar las operaciones dependiendo de la cuenta que estemos usando, es decir, dependiendo de la cuenta su valor aumentará por un lado y disminuirá por
el otro, no todas las cuentas aumentan su valor por el mismo lado, y por eso es tan importante conocer la naturaleza de cada cuenta, para poder hacer los registros contables de forma correcta.

Cuentas de Activo

La primera clase de cuenta son las cuentas de activo, los activos son todas las cosas que la empresa posee, es decir bienes y derechos de su propiedad.

El manejo de las cuentas de activo es que aumentan por el debe y disminuyen por el haber, eso quiere decir que, cuando la empresa adquiere activos o tiene activos, registramos esos valores en el lado del Debe, y si la empresa pierde activos, los registramos en el lado de Haber.

Esta clase de cuentas es de naturaleza deudor o de saldo débito es decir, que cuando calculamos el saldo de las cuentas de activo siempre va a quedar en el lado del debe, como se puede ver en el ejemplo.

 

Cuenta Banco

Cuentas de Pasivo

La segunda clase de cuentas son las de pasivos, también llamadas pasivos externos, esto se refiere a todas las
deudas que la empresa debe pagar, es decir, compromisos que tarde o temprano tendrá que pagar.

El manejo de esta cuenta es aumentan por el Haber y disminuir por el Debe, eso quiere decir
que, cuando se adquieren deudas se registran los valores en el lado del Haber y cuando esas deudas se pagan, se
registran en el lado del Debe.

Esta clase de cuentas son de naturaleza acreedora o de crédito, es decir, que cuando calculamos el saldo de las cuentas de pasivo siempre va a quedar en el lado del Haber o del Crédito, por tanto, podemos sacar una conclusión, que nos será muy útil cuando estemos realizando registros contables asociados a estas cuentas, y comprobaremos si lo que hicimos está bien, la naturaleza de las cuentas siempre va a coincidir con el lado por el que aumentan.

Pasivo

Cuentas de Patrimonio

La tercera clase de cuentas son las de patrimonio también llamadas patrimonio neto o pasivo interno.

Las cuentas de patrimonio se refieren a los recursos propios de la empresa como por ejemplo las inversiones de los dueños o los beneficios que se reinvierten.

Estas cuentas aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe, es decir que cuando se realizan más aportes a la
empresa se acredita, y cuando algunos aportes de la empresa salen, se debilita, es por esa razón que esta cuenta es de naturaleza acreedora o de naturaleza de saldo crédito.

 

Patrimonio

Cuentas de Ingresos

La siguiente clase de cuentas son las de ingresos éstas se refieren a los conceptos por los cuales la empresa
puede recibir pagos.

Su manejo es aumentar por el Haber y Disminuir por el Debe, es decir, que cuando se reciben ingresos, estas cuentas se acreditan, y que cuando por alguna razón, se anula el motivo de recibir un ingreso se debitan, eso hace que esta clase de cuentas sean de naturaleza acreedora o de naturaleza de saldo crédito.

Ingresos

Cuentas de Gastos

La siguiente clase de cuentas son las de gastos, estas se utilizan para todos los conceptos que debe pagar la empresa, pero que no están relacionados con su actividad principal. El manejo de estas cuentas es aumentar por el Debe y disminuir por el Haber, es decir, que cuando hay gastos que se deben pagar se debita, y si por alguna razón, ya no tenemos que pagar esos gastos, se acredita.

Esta clase de cuentas son de naturaleza deudora o de naturaleza de saldo débito

 

Gastos

Cuentas de Costes o Costos

Finalmente, la última clase de cuentas son las cuentas de costos.

Éstas se refieren a todos los conceptos por los que debe pagar la empresa, y que si están relacionados con su actividad principal.

Su manejo al igual que las de gastos, es decir, aumentar por el Debe y disminuir por el Haber.

Aumentan cuando se generan los costos y disminuyen cuando se anula.

El concepto de que se genere un costo o de que se incurra en un costo eso hace que su naturaleza sea deudora o de naturaleza de saldo Debe

 

Costes

Conclusión de las cuentas

Si al calcular el saldo de una cuenta, este no coincide con la naturaleza, eso significa que hay algún error en los
registros contables. Dado que en la vida real de una empresa, el saldo de la cuenta y la naturaleza siempre
coincidirán.

Viendo el siguiente grafico, vamos a poder identificar, según la cuenta contable, cual va a ser su naturaleza, y si aumenta, en que parte deberemos reflejar el importe (en el DEBE o en el HABER). Dado que la naturaleza cumple, la ecuación contable completa, que veremos más adelante, en este tema.

 

Naturaleza Cuentas

Listado detallado de todas las cuentas contables asociados al Plan General Contable para PYMES

En este enlace se tienen el listado de todas las Cuentas Contables asociadas al Plan General Contable para PYMES

Cada cuenta equivale a un concepto del balance, y en ellas se registran los aumentos y las disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser la cuenta 570 de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo. La denominación de la cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:

  • El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja". (570)

  • Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta "Mercaderías". (600)

  • La venta de las mencionadas mercaderías se representa con la cuenta "Ventas". (700)

  • El gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "Alquileres". (621)

En el siguiente ejemplo tenemos la cuenta 410XXXX ACREEDORES, que es una cuenta de PASIVO, por tanto, los aumento en la cuenta, irán al HABER (cuando recibimos una factura), y las disminuciones en el HACER (cuando pagamos por el banco la factura)

Libro Mayor Cuenta Consumo Luz

Como se ve en el grafico anterior, la cuenta tiene dos columnas para registrar por separado cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”: al anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta y cuando se anota algo en el “Haber” se abona o acredita:

  • DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas (RECIBE). Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se asigna a la columna izquierda de la cuenta.

  • HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas sacadas (DA). De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la derecha.

Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable completa (Activo + Gastos + Costes = Pasivo + Patrimonio Neto + Ingresos), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de gastos, cuentas de costes, cuentas de pasivo, cuentas de patrimonio neto, y cuentas de ingresos. En función de su clasificación como activo, gastos, costes, pasivo, patrimonio neto o ingresos, las entradas y salidas se registran como cargos o como abonos.

En el método de la partida doble, el registro de los eventos económicos que afectan al patrimonio de una empresa se refleja en los libros en forma de asientos, que han de ser anotados en el Libro Diario, registro contable obligatorio por ley, numerados correlativamente y ordenados cronológicamente. Para registrar un asiento contable se anota primero la cuenta (o cuentas) de cargo, donde “cargo” (débito - DEBE) equivale a un ingreso de dinero o de bienes, y a continuación la cuenta (o cuentas) de abono, donde el término “abono” (crédito - HABER) se utiliza para registrar una salida. Estos asientos se escriben después en el Libro Mayor (actualmente los programa informáticos de contabilidad hacen automáticamente la trascripción del asiento anotado en el  Libro diario en el libro mayor) en sus cuentas correspondientes, de donde se extraen los datos para elaborar los estados financieros usualmente al final de cada ejercicio: el balance general y la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG).

Tipos de Asientos Contables

Los asientos contables pueden clasificarse según su fondo y forma.

Asientos contables según su fondo

Este tipo de asiento cumple dos funciones básicas: en primer lugar, el registro de la actividad diaria y el ajuste de los posibles errores cometidos. En segundo lugar, abarca el cierre de cuentas una vez que se finaliza el ejercicio fiscal.

Estos asientos se dividen en:

  • Asientos operativos: recogen todas las transacciones y operaciones que se han realizado en la organización durante un año fiscal. Por ello, es indispensable que su registro obedezca a un orden cronológico.

  • Asientos de ajuste: aquellas anotaciones realizadas al final del ejercicio, con el fin de incorporar operaciones o desviaciones pendientes. Su finalidad es sincerar la contabilidad, garantizando un reflejo preciso del patrimonio, los activos y pasivos de la empresa.

  • Asientos de regularización: son aquellos que permiten cerrar y saldar cuentas. También se encargan de trasladar el resultado de gastos e ingresos del ejercicio al libro de resultados.

  • Asientos de cierre: estos se ocupan de cerrar todas las cuentas con saldo en el ejercicio, para dar fin a la contabilidad del año, y llevar los saldos a la Contabilidad del siguiente ejercicio.

Estos dos últimos asientos son realizados automáticamente por los programas de contabilidad, en el proceso de Cierre.

Asientos contables según su forma

Los asientos contables pueden diferenciarse por el número de cuentas a intervenir:

  • Asientos simples: esta clase de asiento registra actividad en dos cuentas, tal como lo señala la teoría de partida doble, que destina una cuenta a la columna del debe y otra a la del haber.

Asiento Contable
Debe Haber
10.000 (600 ) Compra Mercaderia (572) Banco                    10.000
   

  • Asientos compuestos: al igual que el anterior, se fundamentan en la partida doble. No obstante, se divide este asiento en más de dos cuentas, siempre respetando las normas contables respectivas, que la suma de los importes reflejados en el DEBE, coincida con la suma de los importes reflejados en el HABER.

Asiento Contable
Debe Haber
10.000 (600) Compra Mercaderia (400) Proveedor                    12.100
2.100 (472) H.P. IVA Soportado  

Información del Asiento Contable

Cada asiento contable cuenta con dos columnas que representan movimientos inversos, la del debe y la del haber. Según el principio de partida doble, por cada deudor existe un acreedor; por lo que cada vez que se realiza una anotación en el debe, hay que realizar otra por el mismo monto en el haber.

Los asientos contables cuentan con las siguientes partes:

  • Fecha: indica la fecha de registro del hecho contable.

  • Orden: Secuencial que indica los apuntes que forman el asiento.

  • Cuenta: se deben especificar las cuentas que intervienen en cada movimiento, cada una con su denominación y en algunos casos código. De acuerdo con la operación realizada, las cuentas tendrán un saldo que se ubicará en la columna del debe o en la del haber (es decir, que se debitarán o acreditarán).

  • Importe: se debe detallar el importe de cada operación en las columnas del debe y el haber, según corresponda:

Debe: ingresos que una cuenta recibe. Se compone por los activos de la empresa.

Haber: salida de una cuenta. Se compone por los pasivos de la empresa, lo que supone una reducción de ganancias.

Ejemplo Asiento Contable

Ecuación Contable

En este apartado aprenderemos la ecuación patrimonial, también llamada la ecuación contable, esta ecuación es muy útil para saber de forma rápida, si los registros contables de una empresa se están realizando correctamente.

 La ecuación de contabilidad, o ecuación contable, es uno de los conceptos fundamentales en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble.

Ecuación Contable

  • Los activos son todo lo que la empresa posee.

  • El pasivo son las las deudas  que la empresa debe pagar, es decir deudas en contra de la empresa, como por ejemplo créditos bancarios, salarios, facturas pendientes de pago, impuestos pendientes de pago, etc.

  • El patrimonio Neto es todo lo que aportan los socios o propietarios para que la empresa pueda constituirse, o ampliar su actividad, estos aportes pueden ser dinero, o elementos que necesite la empresa, como pueden ser inmuebles, maquinas, etc., también puede ser los beneficios que genera la empresa.

La suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o capital (fondos propios).

Todo lo que la empresa tiene, que son los activos, está justificado o financiado con deuda o patrimonio.

Por ejemplo si una empresa compra un terreno en 100 unidades monetarias (u.m.), el valor del terreno es decir los 100 unidades monetarias serían su activo. Pero la empresa no puede decir, obtuvo ese terreno de la nada, tiene que justificar como pago ese terreno, tiene que decir de dónde sacó el dinero para comprarlo, en este ejemplo, imaginemos que solicitó un crédito o un préstamo al banco, y le dieron 50 unidades monetarias, faltarían 50 unidades monetarias para decir cómo compró el terreno, pero en este caso ocurrió que los socios o dueños de esa empresa aportaron los otros 50 unidades monetarias de dinero de su bolsillo. Luego entonces se cumple la igualdad, lo que tiene (Activo) 100 unidades monetarias se financió con una deuda por el préstamo obtenido del banco (Pasivo), y con los aportes que realizaron los socios (Patrimonio Neto).

Ejemplo ecuación

Cuando como consecuencia de la actividad el Pasivo supera en valor al Activo, con lo que se obtendría un valor negativo de la partida de capitalización, se habla de una quiebra, técnicamente hablando desde un punto de vista contable.

Elementos de la Ecuación Contable

Los elementos que componen a esta ecuación fundamental son: ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL, vamos a ver con más detalle, cada uno de ellos.

Activo

Los activos son todo lo que la empresa posee.

Conocemos por activo: al conjunto de bienes, derechos y/o valores que posee una entidad, dichos bienes tienen un valor económico expresado en términos monetarios, y se clasifica en:

Activo Circulante

El activo circulante son bienes y derechos líquidos de una empresa. Es decir, es el dinero que una empresa tiene para disponer en cualquier momento.

Un activo circulante es un bien o derecho líquido o que puede convertirse en líquido en menos de un año.

Es decir, es el dinero que una empresa tiene más o menos disponible para usar en cualquier momento (el dinero que tiene en las cajas y bancos, las existencias, las deudas de los clientes, etc.).

  • Caja o efectivo.

  • Bancos

  • Inventarios o Mercancías

  • Facturas por cobrar

Activo No Circulante

El activo no circulante, representado por los bienes y derechos adquiridos como parte esencial del funcionamiento de la empresa y que para hacerse efectivo necesita un período de tiempo superior a un año, además de no estar a la venta.

Los activos no circulantes o fijos, al perdurar durante mucho tiempo dentro de la empresa van perdiendo valor, ya sea por su uso constante, el desgaste o la obsolescencia. Esto obliga a recalcular su valor de manera que se refleje lo más realista posible, mediante la aplicación de las amortizaciones.

Este tipo de activos, pueden convertirse a futuro en inversiones esenciales para la ampliación de la empresa, así como, para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Existen a su vez, dos tipos de activos no circulantes, los tangibles, que son todos aquellos bienes materiales, es decir, que pueden ser tocados y los intangibles, que son los bienes y derechos no físicos, en otras palabras, que no pueden tocarse como las patentes o las marcas.

  • Maquinaria

  • Mobiliario y equipo de oficina.

  • Bienes inmateriales o intangibles, son aquellos que como patentes, inventos, Fondo de Comercio, que también ayudan el desarrollo de actividades de la empresa.

Pasivo

El pasivo son las las deudas  que la empresa debe pagar, es decir deudas en contra de la empresa, como por ejemplo créditos bancarios, salarios, facturas pendientes de pago, impuestos pendientes de pago, etc.

El  Pasivo es una obligación presente de la empresa que proviene de hechos pasados, cuya liquidación se espera que produzca un beneficio económico. También lo conocemos como el conjunto de deudas y obligaciones a terceras personas pendiente de pago a una fecha determinada.

Dicho de otra manera una empresa u organización tiene un pasivo cuando “debe algo” que puede expresarse en términos monetarios (efectivo o especie) y se clasifica en:

Pasivo a Corto Plazo

Este pasivo se refiere a las deudas que se tienen que cancelar en el transcurso de un año. Además su principal característica es que se encuentran en perenne movimiento y entre las cuales tenemos a los proveedores, los documentos por pagar y los diferentes acreedores.

Proveedores

Facturas por pagar

Acreedores diversos (suministro de Luz, Agua, Sueldos, etc.)

Anticipo de clientes

Gastos pendientes de pago

Impuestos pendientes de pago

Pasivo a Largo Plazo

A este lo forman las deudas u obligaciones que tienes que cancelar en un plazo mayor a un año contando desde la fecha del balance. Siendo las principales deudas u obligaciones las hipotecas y documentos por pagar a largo plazo.

  • Prestamos o Hipotecas por pagar o acreedores

  • Facturas por pagar a largo plazo

  • Cuentas por pagar a largo plazo

Capital - Patrimonio Neto

El patrimonio Neto es todo lo que aportan los socios o propietarios para que la empresa pueda constituirse, o ampliar su actividad, estos aportes pueden ser dinero, o elementos que necesite la empresa, como pueden ser inmuebles, maquinas, etc., también puede ser los beneficios que genera la empresa.

El capital representa la inversión efectuada por el propietario o socios que conforman la empresa, se refleja a través del resultado neto obtenido de las operaciones que aumentan o disminuyen el capital inicial y representa en todo momento la diferencia entre el activo y el pasivo.

A través de este enlace se puede ver un video con un ejemplo sobre la aplicación de la Ecuación Patrimonial de un caso real de una empresa

Ecuación Contable Completa

En la ecuación patrimonial básica, es una visión parcial de la información reflejada en la contabilidad, pero en la contabilidad también se aplican otras cuentas por lo que se diseñó una variante de la ecuación contable, que las
involucra a todas las cuentas contables y es la siguiente:

Ecuación completa

La ecuación es un poco larga pero abarca todas las cuentas que se emplean en contabilidad.

  • Los activos ya hemos explicado anteriormente que son.

  • Lo que abarcan los costos y los gastos son las salidas de dinero por algún concepto. Más adelante en el curso explicaré la diferencia entre costos y gastos porque aunque ambos son salidas de dinero no se refieren a lo mismo.

  •  Los ingresos son la razón por la que entra dinero en la empresa. Los ingresos y los activos están en lados opuestos, porque así se mantiene la igualdad.

Un ejemplo de esto sería que si realizó una venta y por ese concepto me dan 100 u.m., es decir 100 u.m. por
la venta que estoy realizando, como es dinero, hace crecer el activo, y el activo aumentará en 100 u.m., si los ingresos y los activos estuvieran en el mismo lado habría 200 u.m., y por tanto no habría igualdad. Por ello, los ingresos, se pasan al otro lado, y así se cumple la igualdad.

 

Ejemplo Ecuación Completa

Diferencia entre Gastos y Costos

Tanto los costos como los gastos son partidas contables que vamos a computar al Debe en el grupo (6), que más adelante del curso, explicaremos que número se asigna a cada grupo contable, de gastos de la explotación y que, por ello, aparecerán el la cuenta de resultados.

Esto significa que tanto los gastos como los costos son necesarios para la actividad productiva y la empresa no podría subsistir sin cualquiera de los dos; la diferencia, como vamos a ver a continuación, es su vinculación con la actividad productiva de bienes o servicios.

El coste o costo es todo aquel desembolso de dinero realizado por la empresa, el cual está destinado al pago de aquellas obligaciones que se requieren para mantener activo el proceso de producción de aquellos bienes y servicios que produce la empresa. Estos, en contabilidad, se clasifican como inversiones, pues se encuentran directamente relacionados con los ingresos de la empresa. Por tanto, el costo son las cantidades que pagamos a otras personas (proveedores, trabajadores, acreedores diversos) para obtener bienes o servicios que están directamente vinculados a la producción propia de la empresa.

Por otro lado, el gasto es todo aquel desembolso económico, o pago, que realiza la empresa para producir un producto o servicio. Sin embargo, a diferencia del costo, el gasto, en contabilidad, no se encuentra directamente relacionado con el proceso de fabricación, por lo que no se contempla como si de una inversión se tratase. Por tanto, el gasto son cantidades que pagamos a otras personas (proveedores, trabajadores, acreedores diversos) para atender necesidades generales de la empresa que no están vinculadas directamente a la producción que realiza.

Por último, para completar la distinción, debemos saber que, mientras que en contabilidad, los costos son considerados un activo, el gasto, por otro lado, es considerado un pasivo.

Las principales características que motivan su distinción son las siguientes:

Coste o costo:

  • Está relacionado con la producción.

  • Es fundamental para la obtención de ingresos.

  • Genera un retorno al final de su vida.

Gasto:

  • Se encuentra relacionado con la burocracia y la administración de la empresa.

  • Es fundamental para mantener la parte operativa de la compañía.

  • No lleva asociado ningún retorno directo de capital.

Ejemplos de Costes y Gastos:

Para terminar de hacernos una idea clara de las diferencias que existen entre estos dos conceptos, procedemos a poner un ejemplo de cada uno de los conceptos.

Por tanto, como ejemplo de costo podríamos incluir la maquinaria que precisa una empresa, y en la que invierte para sacar la producción.

De la misma forma, podríamos considerar como costo la materia prima necesaria para producir, así como las herramientas que permiten al empleado confeccionar y ultimar la producción de un bien.

Por otro lado, como ejemplo de gasto podemos incluir el gasto en personal y los salarios que estos reciben. A su vez, también podemos incluir en los gastos el gasto en impuestos, por ejemplo; entre otra serie de partidas que estarían aquí incluidas.

Normas a aplicar en las tareas asociadas a la llevanza de los libros de contabilidad

Para más detalles sobre este tema, ir a este artículo. Principios Contables

 

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