Grupo

 BelMar

Telef:963742457


Documentación que toda empresa debe de tener

Actualizado: 25/09/2020

Fecha: 05/09/2015

A fin de no incurrir en posibles sanciones, se detallan en este artículo que documentación debe de estar al día en  nuestra empresa, dado que nos puede ser requerida en Inspecciones de los distintos Organismos. Por ejemplo, no cumplir con los requerimientos de información de Hacienda puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocio. Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral, etc.

Documentación Contable

El artículo 30 del Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

También es preciso consultar cuestiones contables o mercantiles de mucho tiempo atrás. Por ejemplo, con ocasión de la venta de un inmueble adquirido hace muchos años, pueden precisarse las escrituras de compra de las mismas o la revisión de los apuntes contables realizados en su momento.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Para más detalles, ver este artículo Contabilidad para autónomos / profesionales y Sociedades Mercantiles

Documentación asociada a la Agencia Tributaria

En cuanto a los documentos fiscales, la ley General Tributaria establece el archiconocido plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de las mismas.

Sobre la norma general del plazo de cuatro años hay que  tener en cuenta:

  • Afecta a la posibilidad del contribuyente de solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.

  • Puede interrumpirse por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada.

  • Es posible su paralización por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase.

Antes de hacer el simple ejercicio de contar hacia atrás cuatro años para decidir qué documentación destruir, es preciso revisar si, en algún impuesto, se ha interrumpido el mencionado plazo, o si se han disfrutado de ciertas deducciones o perdidas fiscales, como se describen a continuación:

Con las novedades fiscales introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron. Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos, el plazo de prescripción no es cuatro sino diez años, salvo que el ultimo ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito.

Una vez transcurrido el plazo de 10 años, Hacienda todavía podrá exigir, siempre que el último ejercicio en que han sido aplicadas no haya prescrito, la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.

Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.

Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por lo tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada. Por tanto, las facturas de inmovilizado no se podrán destruir mientras se estén llevando a cabo la amortizaciones, y hasta que no hayan prescrito el último ejercicio en que se haya aplicado la última amortización.

Lo mismo ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.

La actividad  de comprobación que, por ejemplo, puede afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección, en esta casuística las empresas deben conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de seis años.

Certificado de la FNMT

Toda empresa independientemente sea persona física o jurídica, deberá de estar en posesión de su certificado digital válido, para poder atender muchas de sus obligaciones o necesidades de información, por parte de las diferentes administraciones. Para más información ver este enlace.

Libro de visitas

Desde 2016 ya no es necesario tener este libro, dado que ahora se tiene el libro electrónico de Visitas.

Antiguamente había que tener un libro para cada Centro de Trabajo. Si se tenía, el libro debe permanecer en el centro de trabajo y debe estar diligenciado y sellado por la Inspección provincial. Para más detalles ver este artículo.

Libro reclamaciones

Se establece la obligación de que todos los establecimientos abiertos al público, en los que se vendan bienes o se presten servicios, tengan a disposición de sus clientes hojas o libros de reclamaciones.

Calendario laboral y de vacaciones

Firmado por empresa y representante de los trabajadores o, al menos, un trabajador.

 Registro jornada laboral

Desde el 12 de mayo de 2019, hoja mensual de registro de horas dedicadas por cada jornada laboral por los trabajadores de la empresa. Hay empresas que este registro lo hacen a través de aplicaciones informáticas de registro de presencia. Estos registro de jornada se deben conservar durante un período mínimo de cuatro años

Otra documentación relacionada con aspectos laborales

Otro tipo de documentación que la empresa tiene obligación de guardar son:

  • Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

  • Contratos de trabajo comunicados a la Oficina de Empleo

  • Reconocimiento médico de los trabajadores, previo a la contratación y anual

  • Asociación a efectos de Accidentes de Trabajo (Mutua)

  • Parte de alta de los trabajadores en la Seguridad Social

  • Nóminas y justificantes de pago

  • Justificantes de pago de cuotas a la Seguridad Social (TC2 y TC1)

  • Alta y justificantes de pago de cuotas Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

  • En el caso de empresas en el ámbito de la construcción, en cada obra, cada Contrata debe disponer de un Libro Registro de Subcontratistas

Evaluación de riesgos laborales y servicio externo de prevención

Si no se ha realizado hasta la fecha, deberán ponerse en contacto con su compañía de prevención, con empresa acreditada  para organizarlo inmediatamente, pues se está sancionando el carecer de esas medidas.

Si se ha realizado, deberá mantenerse al día, siguiendo las instrucciones de la entidad con la que se mantenga el contrato. Si quiere conocer más detalles, puede visitar este artículo.

Carnés de manipulador de alimentos u otros documentos de acreditación

El certificado o carnet acredita que el trabajador ha recibido la formación obligatoria para las tareas de manipulación de alimentos en la industria y hostelería, y sólo será necesario para empresas que tengan actividad en estos sectores. Para más detalles ver este enlace.

Prevención de Blanqueo de Capitales

 La ley 10/2010, de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación de terrorismo, tiene como objetivo la protección del sistema financiero.

En lo que se refiere a entidades financieras, aseguradoras, gestoras de inversión, asesores, etc., estas deben, como dicta el artículo 25 de la presente ley, conservar durante un plazo de diez años toda la documentación relacionada con sus operaciones.

Alérgenos

Es obligatorio cumplir la Normativa Europea que obliga a informar sobre los alérgenos en Hostelería y Restauración, el Reglamento 1169/2011 sobre la información alimentaria facilitada al consumidor, bares, restaurantes, cafeterías, comedores colectivos, hoteles y todo establecimiento que ofrezca productos elaborados envasados o no, debe tener un sistema que le permita informar a sus clientes sobre los posibles alérgenos presentes en productos que sirve o produce.

Si bien la normativa puede resultar un pequeño incordio para el sector, su necesidad radica en el alto grado de afectación de las alergias e intolerancias alimentarias en la Unión Europea, siendo por tanto un sector creciente y con necesidad de protección efectiva.

¿Qué alérgenos debo declarar o sobre cuales debo informar?

A pesar de que existen infinidad de posibles alérgenos dentro de los alimentos SÓLO ES OBLIGATORIO DECLARAR aquellos que contengan alguno de los siguientes 14 elementos:

• Cereales que contengan gluten, a saber: trigo, centeno, cebada, avena, espelta, kamut o sus variedades híbridas y productos derivados.
• Crustáceos y productos a base de crustáceos.
• Huevos y productos a base de huevo.
• Pescado y productos a base de pescado.
• Cacahuetes y productos a base de cacahuetes.
• Soja y productos a base de soja.
• Leche y sus derivados (incluida la lactosa).
• Frutos de cáscara, es decir: almendras (Amygdalus communis L.), avellanas (Corylus avellana), nueces (Juglans regia), anacardos (Anacardium occidentale), pacanas [Carya illinoensis (Wangenh.) K. Koch], nueces de Brasil (Bertholletia excelsa), alfóncigos (Pistacia vera), nueces macadamia o nueces de Australia (Macadamia ternifolia) y productos derivados
• Apio y productos derivados.
• Mostaza y productos derivados.
• Granos de sésamo y productos a base de granos de sésamo.
• Dióxido de azufre y sulfitos
• Altramuces y productos a base de altramuces.
• Moluscos y productos a base de moluscos.

El Reglamento obliga a informar a los clientes sobre la presencia en los alimentos o productos elaborados de alguno de los 14 alérgenos de declaración obligatoria.

el Reglamento dice que la información debe ser clara, accesible y proactiva, sin embargo parece que el avance del real decreto Español es bastante más posibilista y permite un margen de maniobra mayor a los operadores alimentarios. De todas maneras es el operador el que debe resolver el sistema de información que implementa en su local para una información efectiva y clara al consumidor. Esto puede ir desde un cartel informativo de la tenencia de esa información y facilitarla en caso de solicitud, hasta ofertarla en todos los elementos de elección en la zona externa de los locales.

Licencia de apertura

La licencia municipal es obligatoria para que en un local, nave u oficina se pueda ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios. Consiste en un documento que acredita el cumplimiento de las condiciones de habitabilidad y uso de esa actividad.

La licencia de apertura o actividad se concede al dueño de un negocio para el desarrollo de una actividad determinada. Deberá renovarse cada vez que cambie la actividad desarrollada en el local, que haya modificaciones en el mismo o que cambien los propietarios del negocio, por ejemplo en caso de traspaso.

Existen dos tipos de licencias en función del grado de molestias, daños y riesgos a personas de la actividad a desarrollar:

•Actividades inocuas: son aquellas que no generan molestias significativas, impacto medioambiental (salubridad, higiene), daños a bienes públicos o privados ni riesgo para bienes o personas. Se consideran actividades inocuas muchos pequeños comercios como tiendas de moda o de productos de alimentación no perecederos, así como pequeñas oficinas para la prestación de servicios diversos.

•Actividades calificadas: son aquellas consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios) y que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales. Muchas de ellas sólo se pueden realizar en suelo industrial.

Las únicas actividades exentas son aquellas profesionales, artesanales y artísticas que se realizan en el domicilio, siempre y cuando no exista venta o atención directa al público y no se cause molestias a los vecinos.

Las actividades inocuas tienen un procedimiento de legalización más sencillo, con menores requisitos y costes asociados. Aún así, en la solicitud generalmente será necesario adjuntar un informe técnico que incluya planos del local realizados por un profesional.

En el caso de las actividades calificadas es necesario aportar un proyecto técnico, más completo que permita emitir los correspondientes informes municipales, que variarán según las características y dimensión del negocio (informes urbanísticos, industriales, sanitarios, medioambientales o jurídicos).

Listas de precios y hojas de reclamaciones cuando así lo requiera la actividad

Los bares, restaurantes y cafeterías (y demás establecimientos turísticos de restauración) son espacios donde, con carácter principal o complementario, se ofrecen comidas y bebidas, mediante precio, para que sean consumidas.

Para otros tipos de actividad como la venta al por menor, Todos los productos deben llevar la etiqueta con el precio correspondiente, fijada sobre estos, Para aquellos supuestos en los que no sea posible la fijación en la etiqueta, el precio deberá exhibirse de tal modo que sea fácil de detectar para el comprador. El precio debe estar perfectamente visible en los productos que se exhiben en el escaparate.

Se indicara el precio por unidad de medida en los productos que deban llevar una indicación de la cantidad a cuya magnitud deben referirse y los productos comercializados por unidades o piezas.

Las hojas de reclamaciones son impresos oficiales emitidos por las Comunidades Autónomas y estandarizados, que están obligados a tener a nuestra disposición por Ley, todas aquellas personas físicas o jurídicas que, en su caso, actúen en el marco de una actividad empresarial destinada a la comercialización de bienes o servicios para los usuarios o consumidores finales.

Últimas revisiones de extintores, desinfección, etc.

El mantenimiento de los equipos para el control de incendios siempre es y ha sido un tema que provoca cierta confusión y desinformación a las empresas, muchas de las cuales, por sus características, están obligadas a llevar a cabo una regulación y un mantenimiento en sus extintores.

Seguro de responsabilidad civil en caso de locales con aforo, o actividades recreativas

Los seguros de responsabilidad civil son obligatorios para la celebración de espectáculos públicos y actividades recreativas .

Trabajadores extranjeros en alta y sanciones

Aquellas empresas que tengan en alta, en sus plantillas, a trabajadores extranjeros con permiso de trabajo en vigor, deberán revisar y controlar en sus fechas que tales permisos de trabajo continúan en vigor o se están renovando, pues si el permiso de trabajo no es renovado, el trabajador en cuestión carecería de autorización administrativa para trabajar, pudiendo ser sancionada la empresa por mantener trabajando a una persona sin el preceptivo permiso de trabajo.

Se han incrementado las sanciones por no tener de alta a los trabajadores. Significativamente importantes en caso de trabajadores sin permiso de trabajo, perceptores de desempleo o de prestaciones de trabajo, así como infracciones en contratos celebrados a tiempo parcial:

Sanción Grave

- No solicitar la afiliación inicial o el alta de los trabajadores que ingresen a su servicio o solicitar la misma como consecuencia de una actualización inspectora, fuera del plazo establecido [nueva redac. art. 22.2]

- La solicitud de afiliación o del alta de los trabajadores que ingresen a su servicio fuera del plazo establecido al efecto, cuando no mediare actuación inspectora, o su no transmisión por los obligados o acogidos a la utilización de sistemas de presentación por medios informáticos, electrónicos o telemáticos [nuevo aptdo. art. 22.11]

Grado Mínimo 3.126 a 6.250 €

Grado medio 6.251 a 8.000 €

Grado máximo 8.001 a 10.000 €

Sanción muy Grave

Dar ocupación como trabajadores a beneficiarios o solicitantes de pensiones u otras prestaciones periódicas de la Seguridad Social, cuyo disfrute sea incompatible con el trabajo por cuenta ajena, cuando no se les haya dado de alta en la Seguridad Social con carácter previo al inicio de su actividad [art. 23.1]

Grado Mínimo 10.001 a 25.000

Grado medio 25.001 a 100.005

Grado máximo 100.006 a 187.515 €

Externalización de compromisos por pensiones de las empresas

Será obligatorio para toda empresa que tenga compromisos de pago para con sus trabajadores por los conceptos de fallecimiento, invalidez, jubilación, etcétera, en virtud de norma contenida en contrato de trabajo o convenio colectivo, concertar una póliza que cubra tales contingencias, con cualquier entidad aseguradora, a fin de no incurrir en sanciones de carácter muy grave.

Ley orgánica de protección de datos (LOPD)

Las empresas en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, están obligadas a realizar el registro de sus ficheros de datos personales de: empleados, clientes, proveedores, etc. en la Agencia de Protección de Datos, a llevar un documento de seguridad, a regular contractualmente las relaciones con quien pueda tener acceso a sus datos: asesorías, empresas de informática, empresas de limpieza, empleados, etc. y a adoptar las medidas de seguridad que establece el Real Decreto 1720/2007de 21 de diciembre. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta 600.000 euros.

Registro de empresas acreditadas

Las empresas de construcción que ya se acreditaron como Contratistas o Subcontratistas, deberán renovar, a su vencimiento, tal inscripción para que ésta no deje de surtir los efectos legales correspondientes. Revisen el vencimiento para proceder a tal renovación.

Otros aspectos a disponer o realizar en la empresa

 Revisiones médicas

Las realizan las empresas de prevención, si se contrata vigilancia de la salud. Es obligatorio realizarlas, tanto cuando el trabajador se incorpora a su puesto de trabajo (revisión médica inicial) y una vez al año a toda la plantilla (revisión médica anual), salvo que, por escrito, el trabajador no desee realizársela.

Botiquín de primeros auxilios

De acuerdo con lo legalmente dispuesto, todo lugar de trabajo tiene la obligación de contar con un botiquín de primeros auxilios. Así lo dispone el artículo 10 del Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, que aprueba el Reglamento sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud de los lugares de trabajo :

"Los lugares de trabajo dispondrán del material y, en su caso, de los locales necesarios para la prestación de primeros auxilios a los trabajadores accidentados, ajustándose a lo establecido en el Anexo VI."

En función de la actividad de la empresa y de los riesgos de la misma, el contenido del botiquín será uno u otro.

Asimismo, dependiendo del tamaño de la empresa, además del botiquín (o material de primeros auxilios), deberá contar con un local de primeros auxilios.

Contenido del botiquín: el Real Decreto 486/1997 Anexo VI en su punto A) 3 establece el contenido mínimo del botiquín que, obligatoriamente, ha de tener todo lugar de trabajo:

" Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados anteriores, todo lugar de trabajo deberá disponer como mínimo, de un botiquín portátil que contenga desinfectantes y antisépticos autorizados, gasas estériles, algodón hidrófilo, venda, esparadrapo, apósitos adhesivos, tijeras, pinzas y guantes desechables" .

Dicho material deberá ser revisado periódicamente, y se repondrá una vez haya caducado o haya sido utilizado (punto 4 del apartado A) Anexo VI RD 486/1997).

Gestión electrónica de la documentación y validez legal

Para ver más detalles sobre este apartado, ir a este enlace

Enlaces relacionados

Gestión electrónica de la documentación y validez legal de la misma

Factura Electrónica

Novedades Reglamento Facturación (papel / electrónica) vigente a partir del 1 Enero 2013 - Factura Simplificada

Gestión electrónica de la documentación (Gestión Documental) y validez legal de la misma

Contabilidad para autónomos / profesionales y Sociedades Mercantiles