Grupo

 BelMar

Telef:963742457


Factura Electrónica (Digitalización certificada) dentro de la empresa

Actualizado: 29/09/2020

Fecha: 29/09/2020

La digitalización certificada es el proceso por el cual un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial.

La facturación electrónica ya está prevista en la ORDEN EHA/962/2007, donde se autoriza a los empresarios a digitalizar sus facturas y otra documentación, siempre y cuando se haga con el software homologado por el Departamento de Informática Tributaria (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido), y a conservarlos por algún medio con una vida útil larga garantizada. Se prefiere, por eso, un disco duro a un CD o un DVD y se recomienda replicarlos en varios soportes al mismo tiempo. Eso sí, la ley obliga a garantizar el acceso en línea a la documentación a Hacienda cuando lo prescriba durante el plazo legal de conservación de documentos (seis años para la documentación mercantil y cuatro para la tributaria).

En el artículo 7 de la citada Orden se recoge la digitalización certificada como “el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.”. Al copiar un original con un software homologado por la AEAT, se garantiza que la copia tenga valor de original y tenga validez legal ante cualquier organismo. ¿Por qué? Porque el programa contiene el certificado de firma digital necesario para garantizar las tres condiciones de autenticidad, integridad y legibilidad establecidos en el Real Decreto 1619/2012 para la facturación electrónica:

  • Autenticidad. La factura electrónica ha de garantizar la identidad del emisor. Esto puede hacerse con una firma electrónica avalada por la Administración.

  • Integridad. El formato ha de garantizar que el contenido no se ha modificado.

  • Legibilidad. El programa informático ha de facilitar la lectura de la factura por el que la recibe.

En el caso de la factura electrónica:

  • La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

Mediante intercambio electrónico de datos EDI.

Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

  • La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

Convertir las facturas en papel a formato electrónico

El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserve en papel que tengan carácter de originales, a formato digital. Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria. Lo anterior se recoge en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

A continuación damos la lista de Software homologado para la digitalización certificada de facturas por la AEAT

Normativa legal sobre facturación

Para más detalles, ver este enlace Novedades Reglamento Facturación (papel / electrónica) vigente a partir del 1 Enero 2013 - Factura Simplificada

Enlaces relacionados:

Enlace a la AEAT con la información sobre Facturación Electrónica

Gestión electrónica de la documentación (Gestión Documental) y validez legal de la misma

Documentación que toda empresa debe de tener

Uso de la Factura Electrónica (Facturae) con las Administraciones Públicas y otras empresas

Novedades Reglamento Facturación (papel / electrónica) vigente a partir del 1 Enero 2013 - Factura Simplificada