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Gestión electrónica de la documentación (Gestión Documental) y validez legal de la misma

Actualizado: 27/09/2020

Fecha: 27/09/2020

Introducción

Se denomina gestión documental al conjunto de procedimientos cuyo objetivo es administrar los documentos de una organización, tanto los documentos digitales como los documentos físicos en papel u otros soportes.

La gestión documental se implementa mediante sistemas de gestión documental, que pueden ser de muy diversos estilos y funcionalidades, desde simples registros manuales hasta los más sofisticados sistemas informáticos.

El propósito de la gestión documental es controlar de un modo eficiente y sistemático los flujos de la documentación de la empresa, incluyendo la creación, la recepción, el mantenimiento, la ubicación, el acceso, la utilización y la preservación de los documentos, así como su custodia y el cumplimiento de la legislación vigente.

Existen numerosos tipos de sistemas de gestión documental, desde simples registros manuales de los documentos que entran y salen del archivo, hasta sofisticados sistemas informatizados que manejan todos los flujos de trabajo en los que interviene documentación de todo tipo, ya sea en papel o en formato electrónico.

Un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (DMS, siglas en ingles -> Document Management System) se puede definir como un sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar los documentos dentro de una organización. Un sistema electrónico de administración de documentos se trata de una herramienta utilizada para rastrear y almacenar todo tipo de documentos, tanto documentos digitales (ya sea documentos “nacidos digitales” como documentos digitalizados originalmente soportados en papel) como documentos en papel u otros soportes, que habrá que almacenar en un archivo físico y no en un repositorio de documentos electrónicos.

En la actualidad, los archivos electrónicos ofrecen una manera muy eficaz de organización, acceso y búsqueda de información, motivo por el cual resulta altamente recomendable digitalizar toda la información transformándola de formatos impresos a archivos electrónicos.

Las empresas que carecen de protocolos que garanticen la correcta gestión de los documentos corren el riesgo de que papeles con datos confidenciales no sean tratados con el cuidado que exige su contenido y cumplimiento de la normativa sobre Protección de datos, de modo que estos documentos pueden ser leídos o ser objeto de hurto por personas de la empresa no autorizadas o por terceras personas ajenas a la empresa.

Beneficios de la gestión documental en las empresas

Los múltiples beneficios que tiene inherentes la implantación de un Gestor Electrónico de Documentos son:

  • Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

  • Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,etc).

  • Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

  • Mejora del ROI (Retorno de la Inversión). Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.

  • Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos, etc. que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.

  • Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.

  • Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio.

  • Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Como todo sistema informático tiene la posibilidad de configurar políticas de realizar copias de la información, y ubicar estas copias, en lugares seguros, por si hay que restaurar los datos antes un siniestro destructivo.

  • Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que todos los gestores documentales, ya están desarrollados en plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

  • Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas.

Cómo conseguir documentos digitales con validez legal

La digitalización está invadiendo poco a poco el mundo: empezó en la gestión administrativa de las grandes empresas y en nuestra vida personal con el auge de los smartphones y alcanza ya todos los aspectos de la vida.

Una de sus principales bazas es que permite sustituir todos los documentos en papel por documentos electrónicos, facilitando así búsquedas y archivados y ahorrando costes, entre otras ventajas. Sin embargo, existen aún algunos documentos que no sabemos cómo incorporar a los repositorios digitales, puesto que solo tienen validez legal en formato papel y con firma manuscrita.

¿Es posible digitalizar este tipo de archivos de manera que conserven su eficacia? Firma Digital

La solución a esta cuestión está en los sistemas de firma digital. Empecemos por el principio: ¿qué es la firma electrónica? Según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, se trata de “el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”, mientras que la firma electrónica avanzada puntualiza que, además de identificar al firmante, permite “detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control”.

Por otra parte, la firma electrónica reconocida es la firma electrónica avanzada “basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”. Además, la ley resuelve nuestro problema de la digitalización de archivos firmados añadiendo en el apartado 4 del artículo 3: “La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.

La firma electrónica es el mecanismo para conseguir la misma validez jurídica que el papel.

Un documento electrónico necesita mantener su capacidad probatoria con el paso del tiempo. Los certificados digitales tienen una vigencia limitada en el tiempo, por tanto el grado de confianza sobre una firma digital varía con el paso del tiempo.

La clave para solucionar este problema es:

  • Independizar la validez.

  • Preservar los mecanismos de prueba.

 

¿Cómo puede aplicarse esta tecnología a la empresa?

La garantía jurídica de los documentos electrónicos viene condicionada por la capacidad de atribuir el documento a un origen, y por la confianza de que el contenido sea correcto en el momento en el que se requiere como elemento probatorio.

Tal y como hemos visto, la firma electrónica tiene toda la validez legal. Por lo tanto, sus aplicaciones en el mundo de la empresa son infinitas, y aporta numerosos beneficios.

Por ejemplo, puede ayudar a directivos que no se encuentran en la sede de la compañía a menudo y que, cuando acuden, se ven obligados a validar con su firma montones de documentos. También puede servir a clínicas para archivar de manera digital el consentimiento informado que la ley exige conservar con la firma de los pacientes.

O facilitar la tarea a las empresas de transporte, ya que los transportistas pueden olvidarse de cargar con una carpeta llena de albaranes y llevar estos documentos de forma digital con una tableta.

Además, facilita a cualquier tipo de organización los trámites con la administración pública, tanto local, como autonómica o nacional, puesto que pueden realizarse de manera telemática a través de las respectivas sedes electrónicas con total seguridad.

Además tanto las empresas, como las Administraciones Públicas, están dando acceso electrónico a un mayor número de procesos, trámites, etc., lo que conlleva una gran cantidad de documentos electrónicos.

Ejemplo practico la facturación digitalizada

Para ver más detalles ver este enlace

 

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