Novedades Reglamento Facturación (papel / electrónica) vigente a partir del 1 Enero 2013 - Factura Simplificada

Actualizado: 29/09/2019

Fecha: 21/12/2012

El próximo 1 de enero de 2013 entrará en vigor el nuevo Reglamento que regula las obligaciones de facturación y que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 publicado el 01/12/2012 en el BOE.
Esta nueva normativa está dirigida a todos aquellos profesionales y empresas que emiten y/o reciben facturas derivadas de operaciones de su actividad y están obligadas a su presentación y conservación.

La medida aprobada se adapta a las exigencias de la Unión Europea en materia de facturación, que pretenden armonizar los sistemas y normas de facturación de todos los estados miembros. Según el texto, los objetivos de la normativa pasan por reducir las cargas administrativas, garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas y el correcto funcionamiento del mercado interior, facilitar las transacciones económica y dotar de una mayor seguridad jurídica de los agentes económicos.
Por ello, a partir del próximo mes, se deberán tener en cuenta las siguientes novedades a la hora de facturar.

Tratamiento de existencia de operación accesoria con tipo de IVA respecto operación principal con otro tipo de IVA

En el supuesto de que exista una operación que tenga carácter accesorio respecto de otra que tenga carácter principal, realizadas ambas (operación accesoria y operación principal) para un mismo destinatario, la prestación que tenga carácter accesorio no tributará de manera autónoma e independiente por el Impuesto sobre el Valor Añadido, sino que seguirá el régimen de tributación por dicho Impuesto que corresponda a la operación principal de la que dependa.

Nuevas normas para la factura simplificada y eliminación del tícket

El nuevo sistema de facturación elimina el ticket y se reducirá a la emisión de facturas ordinarias y facturas simplificadas. El ticket ya no se aceptará en ningún caso, como documento contable justificativo de un gasto.
De esta forma, las actividades que antes se justificaban por medio del famoso ticket quedan englobadas dentro de la factura simplificada que, además, necesita de nuevos requisitos para su emisión. En este caso, el importe máximo a facturar, IVA incluido, no podrá superar los 3.000 euros.

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido), para cualquier tipo de actividad.
Facturas rectificativas
Los autorizados por el departamento de Gestión Tributaria.
Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido)::

1.Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados
2.Ventas o servicios en ambulancia.
3.Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
4.Transportes de personas y sus equipajes.
5.Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
6.Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
7.Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público
8.Servicios de peluquería e institutos de belleza.
9.Utilización de instalaciones deportivas.
10.Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
11.Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
12.Alquiler de películas.
13.Servicios de tintorería y lavandería.
14.Utilización de autopistas de peaje

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

Quién no podrá expedir factura simplificada

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
Ventas a distancia.
Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:

- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Los datos que debe de contener una factura simplificada son:

1.Número y, en su caso, serie. El número de la factura lo eliges uno, pero tiene que ser correlativo. Al inicio de año se elige el formato del número de factura y esa numeración debe ser correlativa en todas las facturas que emita el emisor. Ejemplo 20XX/100, 20XX/101. Todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar de la número 93 a la 98, por ejemplo.
2.Fecha de expedición de la factura. En caso de que sea diferente, también habrá que incluir la fecha de realización del trabajo o en que se haya recibido el pago anticipado.
3.Número de identificación fiscal (NIF) del obligado a expedir factura.
4.Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.
5.Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
6.Tipo impositivo de IVA aplicado y opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».
7.El importe total a pagar.
8.Opcional -NIF Nombre Apellidos, Razón, domicilio del destinatario y cuota tributaria (retención IRPF), cuanto el destinatario así te lo pida para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Frente al ticket, la factura simplificada pretende ser un documento justificativo algo más formal, aunque sin llegar al nivel de una factura completa, evitando de esta forma la mayor complejidad administrativa que ello supondría.

Es importante tener en cuenta que la numeración de las Facturas Simplificadas debe ser correlativa dentro de su serie. A destacar que la nueva normativa establece que las Facturas Simplificadas se utilizarán en el caso de las Facturas Rectificativas (abonos), incorporando la referencia inequívoca de la Factura rectificada.

Normas para la factura Ordinaria o Completa

Un factura bien hecha debería contener los siguientes elementos en el orden establecido:

Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.
Número de factura: El número de la factura lo eliges uno, pero tiene que ser correlativo. Al inicio de año se elige el formato del número de factura y esa numeración debe ser correlativa en todas las facturas que emita el emisor. Ejemplo 20XX/100, 20XX/101. Todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar de la número 93 a la 98, por ejemplo.
Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 98 no puede tener una fecha anterior a la 97.
Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social y NIF.
Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados
Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.
Importe del IVA: cantidad resultante de aplicar al importe inicial un 18%, aunque hay una serie de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje.

Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención
Cantidad total a percibir: la suma de la base Imponible, más el importe del IVA, menos la retención del IRPF.
(Opcional)Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.

La factura electrónica recibe el mismo trato que la factura en papel

El nuevo reglamento equipara las facturas en papel y la factura electrónica, con el objetivo de impulsar esta segunda modalidad de facturación y promover la igualdad y competitividad de las empresas en este ámbito.

La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos.
De esta forma, la factura electrónica se define legalmente como “aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes. Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo. Es muy importante tener en cuenta es que para poder facturar telemáticamente es necesario que el cliente de su consentimiento.

Las obligaciones que tiene el emisor de una factura electrónica son:

- Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
- Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
- Contabilizar la factura.
- Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de éstos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.

Plazo armonizado para la expedición de facturas

El nuevo reglamente introduce un plazo determinado para expedir facturas relativas a determinadas entregas de bienes o prestaciones de servicios intracomunitarios.

Este plazo, que afecta también a las facturas recapitulativas, se aplicará igualmente a otros empresarios y profesionales en operaciones tanto interiores como transfronterizas para mejorar de esta forma la gestión administrativa.

Así, como regla general, las facturas deberán expedirse en el momento de realizar la operación, excepto si el destinatario de esta es un empresario o profesional. En este supuesto, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente en el que se haya producido el devengo del IVA correspondiente.

En el caso de las facturas recapitulativas, si el destinatario no es empresario o profesional, deben emitirse antes del último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones. Si, por el contrario, el destinatario es empresario o profesional, las facturas deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se haya efectuado la operación.

Finalmente, las facturas relativas a entregas de bienes recogidas en artículo 75. Uno. 8º de la Ley del IVA deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente en que se inicie la el transporte de los bienes.

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