Uso de la Factura Electrónica (Facturae) con las Administraciones Públicas y otras empresas
Actualizado: 29/09/2020
Fecha: 04/11/2015
Introducción a Factura-e
Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio realizar facturas electrónicas con el formato Factura-e en todas las relaciones comerciales que se hagan con Administraciones Públicas. La norma se estableció el 27 de diciembre de 2013 con la intención de impulsar la factura electrónica y crear un registro contable de facturas en el Sector Público. Sirve principalmente para tener vigiladas a las Administraciones.
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Por tanto, todas aquellas empresas que sean o quieran ser proveedoras de Administraciones Públicas a cualquier nivel, es decir, estatal, autonómico o local, deberán de adaptar este nuevo proceso de facturación, no afectando al resto de empresas, mientras no se establezca entre las mismas.
Requisitos
Se necesitará un software de facturación que permita la emisión de este formato de factura. Capaz de emitir los ficheros XML y la firma digital (opcional).
La firma electrónica se puede conseguir en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). A través de este enlace puede obtener más información sobre como obtenerla.
Hay dos formas para generar la factura electrónica:
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Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
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Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP.
Para aquellos casos, que el emisor de la factura
electrónica es una pequeña o mediana empresa, o es autónomo,
puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece
el
Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?
Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.
En particular, deberá identificar:
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oficina contable
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órgano gestor
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unidad tramitadora
La administración le proporcionará la información necesaria.
¿Cómo se envía la factura electrónica a las Administraciones Públicas?
Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
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El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
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A través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.
Ventajas de la facturación electrónica
La factura electrónica tiene las siguientes ventajas:
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Ahorro de costes.
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Reduce el tiempo de su gestión.
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Mecanización en la contabilidad y la administración.
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Mejora la eficiencia.
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Mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
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Eliminación de los espacios de almacén de documentos.
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Integración con las aplicaciones internas de la empresa.
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Reducción de costes en papel con respecto a la factura en papel.
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Agilización en las transacciones.
¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado?
Se denomina FACe
En esta web puede:
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Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
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Consultar el estado de sus facturas.
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Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
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Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (*).
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Obtener ayuda.
(*) El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.
Enlaces de interés:
Descarga de Aplicación de escritorio suministrada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo
Uso de la Factura Electrónica (Facturae) con las Administraciones Públicas y otras empresas
