Factura Electrónica - Ley Crea y Crece - 2025

Actualizado: 14/09/2024

Fecha: 14/09/2024

Introducción

La factura electrónica que se implantará en 2025 en España es parte de la normativa conocida como Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Esta ley establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos, tanto en sus relaciones comerciales entre ellos como con el sector público.

Proceso actual de generar facturas por autónomos y pequeñas empresas

Un aspecto importante de la nueva normativa sobre la facturación electrónica es que ya no se permitirá emitir facturas utilizando programas no homologados por Hacienda o sistemas manuales como hojas de Excel.

Hasta la llegada de este nuevo sistema de factura electrónica, distinguíamos dos tipos de facturas electrónicas:

Sin estructurar: generalmente se emiten directamente en formato PDF, utilizando una hoja excel o un documento word, pero también podían ser escaneadas en papel.
Estructuradas: los datos son generados automáticamente por los sistemas de facturación. Como su nombre indica, son aquellas que se emiten en formato estructurado, como XML o EDIFACT. Este tipo de facturas se emiten cuando el software del emisor y el receptor tienen algún tipo de comunicación electrónica que permite automatizar el flujo de Exportación e Importación de facturas.

La nueva factura electrónica va a implicar:

Obligatoriedad de software homologado

Para cumplir con la normativa, las empresas y autónomos deberán utilizar programas de facturación homologados por la Agencia Tributaria. Estos programas deben cumplir con ciertos requisitos técnicos y normativos que garanticen la validez y trazabilidad de las facturas emitidas.

Los programas homologados asegurarán que las facturas sean correctamente registradas y reportadas a Hacienda, evitando posibles manipulaciones o errores en los datos fiscales.

Desaparición de sistemas manuales

El uso de hojas de cálculo como Excel o cualquier otro sistema manual para emitir facturas dejará de estar permitido, ya que no ofrecen las garantías necesarias para el control y trazabilidad que exige la ley.

Este tipo de herramientas, aunque accesibles y económicas, no garantizan el envío automático de información a la Agencia Tributaria, ni ofrecen la trazabilidad requerida para comprobar la autenticidad y el cumplimiento de las facturas.

Implicaciones del software homologado

El software homologado por Hacienda garantiza que las facturas cumplan con todas las normativas fiscales, lo que reduce riesgos de sanciones o auditorías.

Estas herramientas automatizan muchos procesos, como el almacenamiento seguro de las facturas, la generación automática de informes fiscales y el envío electrónico de información a Hacienda, lo que simplifica la gestión contable y administrativa.

Objetivos

Los objetivos que tiene la implantación de esta nueva necesidad

Reducir la morosidad: Al implantar la factura electrónica, se busca mejorar los plazos de pago y evitar retrasos, ya que se podrá comprobar de forma más clara la fecha de emisión y vencimiento de las facturas.

Digitalización: Impulsar la modernización de las empresas, promoviendo el uso de tecnologías digitales.

Transparencia y control fiscal: Facilitar la trazabilidad y control por parte de la Agencia Tributaria, ayudando a combatir el fraude fiscal.

Características principales

Las características principales de este nuevo sistema son

Formato digital obligatorio: Todas las facturas deberán emitirse y recibirse en formato electrónico, lo que implica que el envío en papel o PDF por email no será suficiente.

Un aspecto clave de la factura electrónica es que debe ir firmada digitalmente. Esta firma digital garantiza la autenticidad de la factura, asegurando que el emisor es quien dice ser, y garantiza la integridad del documento, lo que significa que la factura no ha sido alterada tras su emisión.

Certificado digital: Las empresas o autónomos deben disponer de un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) en España. Este certificado digital se utiliza para firmar electrónicamente las facturas.

Autenticidad e integridad: La firma digital permite verificar la identidad del emisor y protege el contenido de la factura contra modificaciones posteriores. Este es un requisito esencial para garantizar la validez legal de la factura electrónica.

Conservación segura: Además, las facturas electrónicas deben almacenarse en un formato que garantice su conservación a largo plazo, cumpliendo con las normativas fiscales y manteniendo la validez de la firma digital.

El uso de la firma digital no solo refuerza la seguridad, sino que también es un paso esencial para cumplir con la legislación, asegurando que las facturas puedan ser validadas tanto por el destinatario como por la Agencia Tributaria.

Interoperabilidad: Se requerirá que las empresas usen plataformas de facturación que permitan la interoperabilidad entre ellas, facilitando el intercambio de facturas sin importar el software utilizado.

Plazos de implementación: La normativa se implantará en dos fases:

2025: Será obligatoria para empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
2027: Se ampliará la obligatoriedad a todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño.

Ventajas

Las ventajas que traerá este nuevo requisito son

Mayor eficiencia en la gestión administrativa.
Reducción de costes de impresión y envío de facturas en papel.
Mayor control sobre los plazos de pago y recepción de facturas.
Esta medida forma parte de un esfuerzo general por digitalizar el entorno empresarial y garantizar un mayor control sobre las transacciones comerciales.

Inconvenientes

Aunque la facturación electrónica trae muchas ventajas, también presenta algunos inconvenientes y retos para empresas y autónomos, especialmente durante su implementación. Aquí te detallo los principales:

Costes de implementación

Las empresas, especialmente las pequeñas y los autónomos, pueden enfrentarse a costes iniciales por la adquisición de software o servicios que les permitan emitir facturas electrónicas.

Formación del personal: En muchos casos, será necesario formar a los empleados para que puedan utilizar correctamente las nuevas herramientas digitales.

Adaptación tecnológica

No todas las empresas están digitalizadas ni preparadas para este cambio. Las empresas más pequeñas, o aquellas que tradicionalmente han operado con sistemas manuales o en papel, tendrán que adaptarse a nuevas herramientas tecnológicas, lo que puede resultar complicado.

La brecha digital puede dificultar la transición para autónomos o empresas de sectores menos tecnificados.

Dependencia de la tecnología

Al depender completamente de un sistema digital, puede haber riesgos asociados a fallos tecnológicos, como problemas en la plataforma de facturación, caídas del sistema o pérdida de conexión a internet.

La seguridad cibernética será un aspecto crítico, ya que los documentos electrónicos pueden ser vulnerables a ataques informáticos si no se protegen adecuadamente.

Cambios en los procesos internos

Las empresas tendrán que modificar sus procesos de gestión administrativa y contable para adaptarse al uso de la facturación electrónica. Esto puede generar resistencia interna al cambio, sobre todo si los empleados están acostumbrados a métodos tradicionales.

En muchos casos, será necesario implementar nuevos flujos de trabajo y digitalizar otros aspectos del negocio, no solo la facturación.

Interoperabilidad y compatibilidad

Aunque la ley promueve la interoperabilidad entre plataformas, puede haber dificultades al implementar sistemas compatibles con los de otros proveedores o clientes.

No todos los programas de facturación son iguales, y algunas empresas pueden encontrar problemas a la hora de integrar sus sistemas con los de sus clientes o proveedores.

Cumplimiento normativo

Las empresas estarán obligadas a cumplir con los requisitos legales y técnicos de la factura electrónica. Esto implica mantenerse al día con las normativas que puedan actualizarse periódicamente, lo cual puede ser complicado para empresas pequeñas, y mas gastos operativos, por la obligación de contratar servicios de mantenimiento y actualizaciones.

Los errores en el proceso de facturación pueden acarrear sanciones o problemas legales si no se cumplen los requisitos establecidos.

Dificultades para autónomos y pequeñas empresas

Los autónomos o las microempresas, que quizás no gestionan un gran volumen de facturas, pueden ver esta obligación como una carga adicional, dado que podrían no necesitar una herramienta tan avanzada para su operativa diaria, y de los gastos de adquisición del programa y gastos de mantenimiento y servicios de actualizaciones, o de subcontratar el proceso de facturación a otros proveedores.

Enlaces relacionados:

Factura Electrónica obligatoria para todas las empresas

Factura Electrónica (Fuente AEAT)

Factura simplificada sin identificar al cliente, cuál es el importe máximo que no se puede superar