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Factura Electrónica obligatoria para todas las empresas

Actualizado: 13/11/2023

Fecha: 13/11/2023

Introducción

El 15 de junio se publicó el borrador del Reglamento de la Ley Crea y Crece, que regula la obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas y particulares.

Una vez que este Real Decreto sea de aplicación la facturación electrónica se convertirá en el único sistema que podrá usarse en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

Una factura electrónica es un documento que se emite en formato electrónico que posee los mismos efectos legales que una factura de papel convencional.

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas. Las más comunes son:

  • Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas.

  • Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.

  • Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones.

Plazos para aplicar factura electrónica

Los negocios que trabajen con cualquier organismo público pueden ya estar obligados a facturar por vía electrónica. La obligatoriedad va a depender de dos parámetros:

  • La forma jurídica del proveedor. En la Ley se indica que estarán obligados a emitir facturas electrónicas las Sociedades anónimas. Sociedades de responsabilidad limitada. Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española. Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria. Uniones temporales de empresas. Agrupaciones de interés económico y agrupaciones de interés económico europeo.

  • El importe de la factura. Si la factura no supera los 5.000 euros (iva incluido), la administración a la que se dirige la factura, puede no exigir el uso de factura electrónica.

Por el resto de caso, el 15 de Junio de 2023, se publicó el desarrollo de la ley aprobada en septiembre de 2021.

La obligatoriedad de usar la facturación electrónica tiene dos plazos diferenciados:

Las empresas con una facturación anual que supere los 8 millones de euros, van a tener un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para usar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo. De publicarse en este 2023 la obligación se hará efectiva en 2024.

El resto de las empresas, con una facturación inferior a los 8 millones de euros, tendrían un plazo de 2 años para adaptarse a esta nueva obligación. Si la Ley se publicase en este 2023 la obligación tendrá efectividad en 2025.

Las empresas tendrán tres años después de la entrada en vigor (si se publica en 2023 hasta 2026) para comunicar los estados de la factura para los autónomos.

Por tanto, las personas trabajadoras autónomas podrían tener un año más para comunicar los estados de las facturas, por tanto, para el año 2026.

Requisitos a cumplir por la factura electrónica

Las facturas electrónicas deberán de incluir estos aspectos

Firmadas digitalmente por el emisor de la factura

Todas las facturas electrónicas que sean emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.

Factura identificada con un código único

Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar:

  • La autenticidad de su origen.

  • La integridad de su contenido.

  • Su legibilidad, desde su fecha de expedición durante su período de conservación.

 Todas las facturas electrónicas van a tener que identificarse con un código único. Este código necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Informar del estado de la factura

La persona destinataria de la factura electrónica tendrá que informar al emisor en 4 días naturales de:

  • Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.

  • Pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:

  • Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.

  • Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.

  • Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

Facturas emitidas por una aplicación homologada

Las facturas electrónicas tendrán que ser emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o a través de una plataforma de facturación que esté homologada.

Factura electrónica acompañada de factura en formato PDF

Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del RD las empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas de:

  • Un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los que aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.

  • Salvo cuando la persona destinataria de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Cambio del proceso actual de facturación

Las pymes, empresas y autónomos tendrán que olvidarse del uso de papel y digitalizar todas sus facturas.

Por ello, deberán actualizar sus plataformas de facturación, a plataformas que implementen el uso de la factura electrónica.

Además, tendrán que facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas.

Y deberán permitir a sus clientes acceder a sus facturas electrónicas durante, al menos, los últimos 4 años.

La Ley Crea y Crece obliga, además, a las empresas a ofrecer servicios de facturación electrónica capaces de operar entre ellos.

Sanciones por no adoptar la factura electrónica

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa.

Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.

La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Corresponderá a la persona titular de la Secretaria de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.

 

Enlaces relacionados:

Factura Electrónica (Digitalización certificada) dentro de la empresa