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Cómo Cambiar en una Sociedad Mercantil el Registro Mercantil a otra Provincia por cambio de domicilio social

Actualizado: 21/11/2021

Fecha: 21/11/2021

Introducción

Cuando una sociedad mercantil cambia su domicilio social de una provincia a otra distinta, también habría que solicitar el cambio en el Registro Mercantil para adecuarla a la nueva situación.

Para ello, hay que solicitar un expediente de traslado en el Registro Mercantil en el que estuviera inscrita antes del cambio del domicilio social, solicitando el cambio al Registro Mercantil que corresponda al nuevo domicilio social.

Una vez autorizado el cambio, hay que presentar el expediente de traslado en el nuevo Registro Mercantil para que inscriba los datos de la empresa y el nuevo domicilio.

Definiciones

Domicilio Social

El domicilio social es el lugar, físico, en el que una empresa desarrolla su actividad dentro de territorio español. Aunque casi siempre coincide con el domicilio fiscal, guarda algunas diferencias con este.

El domicilio social de una sociedad está definido en el artículo 9 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) como “el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación”. Se trata del centro o sede social a efectos jurídicos, y su mención es uno de los contenidos obligatorios de los estatutos sociales. En este sentido, el artículo 120 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (RRM), señala que, “en los estatutos se consignará el domicilio de la sociedad, que habrá de radicar en el lugar del territorio español en que se prevea establecer el centro de su efectiva administración y dirección o su principal establecimiento o explotación.”

El domicilio social no puede fijarse de forma arbitraria: Los fundadores de la sociedad (en el momento de su constitución) y los órganos sociales (sociedad ya constituida) han de elegir entre las siguientes alternativas:

  • El lugar en que se halla el “centro de su efectiva administración y dirección”. Este centro es el lugar donde se encuentra físicamente el órgano de administración de la sociedad (es decir, las personas que tienen el poder decisorio sobre los asuntos sociales de la misma). Se refiere a un lugar fijo con una estructura estable, normalmente con oficinas comerciales o administrativas donde la sociedad guarda su documentación (no siendo necesariamente el lugar donde el órgano de administración celebra sus reuniones).

  • El lugar en que radica “su principal establecimiento o explotación”. El principal establecimiento o explotación es la base física de la sociedad, que sirve de medio para el desarrollo de su objeto social (por ejemplo, la nave donde desarrolla su actividad industrial; la oficina en caso de prestaciones de servicios). En caso de disponer de varios establecimientos, habrá de atender a criterios como la dimensión física, el volumen de producción correspondiente a cada establecimiento, el número de empleados que trabajan en cada uno de ellos, etc.
    El domicilio social de la mayoría de las empresas españolas coincidirá con el domicilio de su (único) centro de operaciones. En estos casos coincide el centro de la efectiva administración y dirección, con el lugar en que radica el principal establecimiento o explotación.

No obstante, también existen muchas entidades con centros distintos (administración, desarrollo, fabricación etc.), y son éstas las que pueden plantear, en función de una adecuada planificación estratégica o empresarial, un cambio de su domicilio social. En cualquier caso, debe existir un vínculo real entre el domicilio social estatutario y el lugar en que radique principalmente la actividad empresarial de la sociedad.

Es muy importante elegir bien el domicilio social, ya que este solo se podrá cambiar mediante escritura pública que después tendremos que enviar al Registro Mercantil y a la Agencia Tributaria.

Domicilio Fiscal

La Agencia Tributaria define el domicilio fiscal como:

El lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración tributaria y el que determina la adscripción a una oficina tributaria determinada”.

La dirección fiscal será el lugar para recibir las notificaciones por parte de la Administración.

En otras palabras, la dirección fiscal es el lugar donde legalmente se encuentra establecida una persona física o jurídica y desde el que hace frente a sus obligaciones y derechos fiscales.

A la hora de darnos de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores, a través del modelo 036, elegiremos nuestro domicilio fiscal. Y podremos modificarlo en cualquier momento a través del mismo procedimiento.

Para los diferentes casos de los contribuyentes, se orienta a continuación, cual se debería de indicar como domicilio fiscal.

En el caso de personas físicas que no desarrollen actividad por cuenta propia, el domicilio fiscal es su residencia habitual.

El domicilio fiscal del autónomo es el de su vivienda habitual. Aunque se puede considerar como domicilio fiscal el lugar donde esté centralizada la gestión administrativa y la dirección de las actividades desarrolladas.

El domicilio fiscal de las empresas es aquel donde se lleva a cabo la dirección y gestión de la actividad económica. Normalmente coincide con el domicilio social.

Diferencia entre Domicilio Social y Domicilio Fiscal

La diferencia entre domicilio fiscal y domicilio social solo afecta a las sociedades mercantiles y son muy sutiles. Y es que en la mayoría de las empresas ambos domicilios coinciden.

La definición de ambos las encontramos en leyes distintas: la Ley de Sociedades de Capital define el domicilio social y la Ley General Tributaria el domicilio fiscal.

Mientras que el domicilio social es el lugar donde se desarrolla la actividad de la empresa, el domicilio fiscal será donde se reciben las notificaciones de la Agencia Tributaria.

Pero la diferencia más notable es que el domicilio social es de conocimiento público, mientras que la dirección fiscal pertenece al ámbito privado.

En cualquier caso, ambos domicilios deben comunicarse a la Agencia Tributaria para solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF). También se notifican a la Seguridad Social en el momento de contratar trabajadores.

Procedimiento para realizar el cambio del Domicilio Social

El cambio de domicilio social requiere la modificación de los estatutos sociales, a cuyo efecto debe existir un acuerdo adoptado por la Junta General de socios (artículo 285.1 LSC: “Cualquier modificación de los estatutos sociales será competencia de la junta general”).

Hay dos supuestos para establecer el acuerdo de cambiar el domicilio social, que indicamos a continuación:

  • Si una cláusula de los Estatutos sociales atribuye la competencia para cambiar el domicilio social expresamente a la Junta general de socios, será la Junta y nunca el órgano de administración quién puede decidir al respecto. En este caso quedará, por tanto, excluida la facultad del art. 285.2 LSC.

  • En cambio, si los Estatutos sociales guardan silencio, no existiendo una regulación expresa sobre esta materia, la competencia para cambiar el domicilio social dentro del territorio nacional es compartida por la Junta general y el órgano de administración. En este caso, cualquiera de estos órganos puede acordar el cambio de domicilio.

Una vez tomado el acuerdo de cambiar el domicilio social, estos son los pasos a realizar:

El acuerdo o decisión de cambio de domicilio social debe ser formalizado en Escritura pública, con indicación de la nueva redacción del artículo correspondiente de los estatutos sociales. Posteriormente la escritura debe ser inscrita en el Registro Mercantil. El procedimiento de inscripción depende de si el domicilio se traslada dentro de la misma provincia, a otra provincia o al extranjero:

 Cambio de domicilio dentro de la misma provincia (art. 18 RRM)

El cambio de domicilio dentro de la misma provincia se hará constar en el Registro Mercantil mediante la correspondiente inscripción, que se practicará en virtud de solicitud escrita en caso de empresario individual, y de escritura pública en los demás casos.

 Cambio de domicilio a provincia distinta (art. 19 RRM)

En caso de traslado del domicilio social de una provincia a otra, el RRM exige que la escritura pública vaya acompañada de una certificación literal de todas las inscripciones de la sociedad, emitida por el Registro Mercantil de origen. Los detalles se encuentran regulados en el artículo 19 RRM. En particular, para la inscripción en el Registro Mercantil de destino se ha de presentar en éste una certificación literal de la hoja registral expedida por el Registro Mercantil de origen, comprensiva de todos los asientos de inscripción, a fin de que se trasladen literalmente a la nueva hoja que se abra en el Registro Mercantil de destino.

  • Esta certificación emitida por el registro mercantil de origien:

  • Debe reproducir también las cuentas anuales depositadas correspondientes a los últimos cinco ejercicios.

  • Se expide previa presentación en el Registro Mercantil de origen, del documento que acredite el acuerdo social de traslado (o la decisión del órgano de administración, en su caso, con las firmas legitimadas).

  • Tiene una vigencia de tres meses desde su expedición, transcurridos los cuales debe solicitarse  una nueva certificación.

  • Una vez expedida la certificación, el Registro Mercantil de origen lo hace constar en el documento en cuya virtud se solicitó y por diligencia a continuación del último asiento practicado, lo que finalmente implica el cierre del Registro Mercantil de origen.

El Registrador Mercantil de destino debe:

Transcribir literalmente el contenido de la certificación en la nueva hoja, reflejando en inscripción separada el cambio de domicilio y a continuación, comunicará de oficio al Registro Mercantil de origen haber practicado las inscripciones anteriores, indicando el número de la hoja, folio y libro en que conste; este último extenderá una nota de referencia expresando dichos datos registrales

Cambio de domicilio al extranjero (art. 20 RRM)

El cambio de domicilio al extranjero está regulado en el artículo 20 RRM y lleva muchas más implicaciones, dado lo raro de estos casos, no se detalla su procedimiento a aplicar.

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