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Solicitar al Registro Mercantil el Depósito de Cuentas de una sociedad (Balance Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias)

Actualizado: 25/09/2021

Fecha: 25/09/2021

Las Cuentas Anuales son la radiografía financiera de una empresa. Por eso son la herramienta que usan los accionistas, proveedores, Administraciones Publicas para la viabilidad a la hora de dar ayudas públicas, y posibles inversores interesados en controlar, conocer o mejorar sus resultados operativos.

Las cuentas anuales son públicas y las empresas están obligadas a presentarlas para hacer públicos sus datos financieros. El objetivo de las Cuentas Anuales es precisamente dar transparencia a las empresas, mostrar su realidad financiera para dar seguridad jurídica a inversores, proveedores y clientes

Composición de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales se componen de un Balance de Situación, una Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), el Estado de Flujos de Efectivo (EFE) y la Memoria.

  • El Balance de Situación comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. Deberán aparecer los importes del ejercicio anterior para poder compararlo.

  • La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto. Los ingresos y gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y distinguirá los resultados de explotación de los que no lo son. Figurarán en epígrafe separado al menos el importe de la cifra de negocios, las variaciones de existencias, los gastos de personal, las amortizaciones, las correcciones de valor, los ingresos y gastos financieros, resultados en la enajenación de activos fijos, y el gasto por impuesto de sociedades.

  • La intención del ECPN es el de complementar al resto de documentos que configuran las cuentas anuales de las empresas, suministrando a estos efectos una información financiera adicional. En este sentido, mientras el Balance Situación informa sobre la situación patrimonial de la empresa al inicio y al final de ejercicio, y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias suministra información acerca de todos los ingresos y gastos que forman parte del resultado del mismo; el ECPN, además de mostrar todos los movimientos de la empresa con sus socios o propietarios, informa de aquellos ingresos y gastos que se han generado a lo largo del ejercicio, que a pesar de no formar parte del resultado, sí suponen un aumento o disminución del patrimonio de la empresa.
    Su misión es informar acerca de la garantía patrimonial que la sociedad ofrece a los inversores y acreedores de la entidad.
    No es necesario aportar este libro en la Legalización de los Libros. Además, no es necesario aportarlo al Depositar si se realizan modelos abreviados (el modelo PYMES se considera como abreviado).

  • El Estado de flujos de efectivo (EFE) pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoría o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. El estado de flujos de efectivo (EFE) no es necesario aportarlo al Depositar si se realizan modelos abreviados (el modelo PYMES se considera como abreviado).

  • Memoria. La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Cuando lo imponga una disposición legal, la memoria incluirá el cuadro de financiación, en el que se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en circulante.

A través del procedimiento del Depósito de Cuentas en el Registro Mercantil, se presenta el Depósito de Cuentas anuales de una sociedad, para todos los ejercicios contables, hay que depositar las cuentas en el Registro Mercantil. El plazo máximo a no superar para hacer la presentación del Depósito de Cuentas dentro del plazo voluntario es hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos, el depósito se puede efectuar hasta el 31 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).

Precauciones antes de pedir el Depósito de cuentas de una sociedad para un ejercicio determinado

Las cuentas anuales aunque son públicas y las empresas están obligadas a presentarlas para hacer públicos sus datos financieros, hay muchas empresas que no las presentan en plazo, o que de forma reiterada no las presentar, arriesgándose Cierre Provisional hoja registral de la sociedad por Hacienda.

Por tanto, antes de solicitar el depósito de cuentas para un ejercicio de una sociedad, mejor que obtengamos Nota Informativa Mercantil para conocer información de una Sociedad Mercantil, Datos Generales, Administradores, Capital Social, Depósitos Cuentas presentados, Libros Legalizados, y mas detalles.

Una vez asegurado por la Nota Informativa Mercantil que para ese ejercicio, se encuentran depositadas las cuentas anuales, podremos seguir el procedimiento que se detalla a continuación.

Quién puede solicitar las Cuentas Anuales de una Sociedad

Cualquier persona puede solicitar al Registro Mercantil unas Cuentas Anuales. Al tratarse de información de dominio público, cualquier ciudadano o empresa puede acceder a ellas.

Qué precio tiene esta información

Conseguir una copia de las Cuentas Anuales de una empresa suele tener un coste de unos 12 €. Estas son las tarifas si se solicitan directamente al Registro Mercantil. Se puede solicitar a otras empresas de información sobre empresas, pero su coste será sensiblemente mayor.

Cuánto tiempo suele tardar en recibir el depósito de cuentas solicitado

Si se pide On-line, se recibe un email con la información del depósito en 1 hora de tiempo, por tanto, es un servicio muy rápido.

Solicitar al Depósito de Cuentas para un ejercicio por la Sede Electrónica del Registro Mercantil

Primero de todo accedemos a la web del Registro Mercantil Registradores de España

Y pulsamos sobre Registro Online

 

Registro Online

Nos vamos al Registro Mercantil y pulsamos sobre Solicitar en el apartado Depósito de Cuentas

 

Registro Mercantil

Nos abre una nueva pantalla, donde indicamos la información sobre la Sociedad que estamos interesados en obtener el depósito de cuentas (se puede buscar por NIF, Denominación Social, etc, indicarnos la información y pulsamos Buscar

 

Filtro a buscar

y nos muestra las sociedad que cumplen el filtro que se ha indicado

 

Resultado Búsqueda

De la sociedad seleccionado, podremos solicitar la información que se desea, según se pida más información, el coste del informe aumentará

 

Información a Solicitar

A continuación se nos pide, ejercicio que se desea obtener la información

 

Ejercicio

Nos solicita si además de obtener la información en Pdf, si el depósito de cuentas, se ha presentado de forma telemática, se puede obtener el fichero XBRL, y otra información adicional.

También nos muestra el importe del informe solicitada, sin impuestos y retenciones aplicados

 

Precio

Ahora al pulsan Continuar, deberemos de identificarnos con nuestro certificado digital, pulsamos sobre Acceder con mi certificado, y si se actúa como empresario o no

 

Certificado

Indicamos los datos que se muestran a continuación:

 

Identificación

Indicamos los datos necesarios para identificarnos, esta pagina no la mostramos en este manual, y ya nos sale la pantalla para realizar el pago

 

Pago

Si la pasarela de pago, confirma el cobro por parte del Registro Mercantil, se nos muestra una pantalla, donde nos indica que la operación ha sido realizada con éxito, y que se nos enviará por email el informe

 

Solicitud ok

El Registro Mercantil enviará a tu correo electrónico un enlace de descarga para acceder a la información financiera que has comprado. Dispones de un plazo de 30 días naturales para descargártela. Una vez transcurrido dicho plazo, no será posible el acceso a la información.

 

Consultar Informe

El pdf que nos llega del registro mercantil, contiene toda la información que se indica a través del programa D2, que suministra el registro mercantil, para hacer el depósito de cuentas de un ejercicio para una sociedad. 

El contenido es una pagina inicial, que nos indica

 

Hoja 1

y le siguen esta documentación:

  • Datos Generales Identificación de la solicitud del deposito de cuentas mediante D2

  • Memoria

  • Huella Digital

  • Certificación aprobación cuentas anuales

  • Balance del ejercicio 20XX y 20XX-1

  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias del ejercicio 20XX y 20XX-1

  • Información medioambiental

  • Información sobre acciones

De esta forma más fácil y rápida podemos obtener la información del depósito de cuenta de una sociedad para un ejercicio concreto.

Enlaces relacionados:

Presentación telemática del Depósito de Cuentas Anuales en Registro Mercantil - Cómo usar D2

Nota Informativa Mercantil - Conocer información de una Sociedad Mercantil, Datos Generales, Administradores, Capital Social, Depósitos Cuentas, Libros Legalizados, y mas detalles

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