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Libro de Visitas Electrónico (LVe) de la Inspección de Trabajo y la Seg. Soc.

Actualizado: 04/12/2015

Fecha: 07/07/2014

Novedad 2016

El Boletín Oficial del Estado del día 12 de septiembre de 2016, ha publicado la Orden ESS 1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esta nueva Orden ministerial que supone la completa eliminación de la obligación de las empresas de disponer de un “Libro de Visitas” de la Inspección de Trabajo. Esta nueva regulación elimina de manera definitiva el Libro de Visitas de la Inspección, tanto en formato físico papel, como en formato electrónico y cuyo origen está unido al de la creación de la propia Inspección de Trabajo y Seguridad Social hace 110 años.

Las reglas previstas en la nueva Orden trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de la Inspección. Con ello se da cumplimiento al mandato de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que dispone la obligación de documentar por escrito cada actuación realizada por los funcionarios de la Inspección, utilizando medios electrónicos y sin que ello suponga imponer a las empresas obligación alguna para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.

Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, cuando realicen las visitas a los centros de trabajo o realicen las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, extenderán diligencia en el modelo previsto en el anexo de la Orden y podrán utilizarse los medios electrónicos. Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes, que deberá ser conservada por un plazo de cinco años.

También deberán conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los Libros de Visitas así como los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la presente orden, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada. Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservará las diligencias efectuadas en los Libros de Visitas Electrónicos. Dentro de dicho plazo, las empresas afectadas podrán solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.

En base a esto, no se tramitarán nuevas solicitudes de alta en la aplicación del Libro de Visitas Electrónico, ni se permitirán nuevas diligencias en el mismo, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 5.2 de la orden.

Novedad 2015

El art. 21.6 de la Ley 23/2015, de 21 de Julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, establece a partir del 23 de Julio de 2015 la desaparición de los libros de visitas físicos a la espera de la llegada del Libro Electrónico.

  • Empresas con Libros de visitas físicos anteriores a 23/07/2015

Las diligencias de los inspectores se seguirán realizando en estos libros de visitas físicos.
Los empresarios deben conservar los libros de vistas agotados durante 5 años contados a partir de la fecha de la última diligencia.

  • Empresas creadas a partir de 23/07/2015

No habrá libro de visitas físico y los inspectores realizarán sus diligencias en un documento autocopiativo del que extenderán copia a la empresa.

Introducción

La Ley 42/1997, de 14 de noviembre, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (BOE del 15), establece en su artículo 14.3 que los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social extenderán diligencia de su actuación en el Libro de Visitas que debe existir en cada centro de trabajo, con sujeción a lo que disponga la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Por tanto, las empresas y los trabajadores autónomos, aun cuando no tengan trabajadores por cuenta ajena, están obligados a tener en cada centro de trabajo, y a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, un Libro de Visitas, donde estos, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo, extenderán diligencia sobre sus actuaciones.

Las diligencias en el Libro de Visitas se extenderán con arreglo a las siguientes reglas:

  • El funcionario actuante reseñará su identidad, Cuerpo al que pertenece y demás datos contenidos en el modelo oficial del Libro.
  • Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.
  • La diligencia reflejará las circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en su desarrollo, cuando se hubiese producido.
  • No será preceptivo que la diligencia del Libro de Visitas contenga referencia a la práctica o no de actas de infracción o de liquidación.

Dónde se adquiere

En las librerías especializadas en material de oficina suelen tener libros de visitras.

Los Libros de Visitas tendrán dimensiones UNE A-4 210 x 297. Las hojas destinadas a las diligencias de los funcionarios serán cincuenta, estarán numeradas correlativamente e irán selladas. Cada una de las cincuenta hojas debe ser duplicada a efectos de que la segunda hoja quede en poder del funcionario actuante, para su constancia y ulterior archivo.

Cómo se legaliza un libro de visitas en papel

Cada ejemplar del Libro de Visitas convencional (en papel) DEBERÁ SER HABILITADO POR EL JEFE DE LA INSPECCIÓN DE LA PROVINCIA en que radique el centro de trabajo. Para ello se deberá acudir a la citada Inspección Provincial con el citado Libro de Visitas en el que se habrán cumplimentado los datos de empresa. En Madrid no se habilitan libros de visita en la sede central del Ministerio de Empleo y S.S. Dicho trámite deberá realizarse en la Dirección Territorial - Inspección Provincial de Trabajo y S.S., situada en la C/ Ramírez de Arellano, 19.

Legalización de segundos y posteriores libros de visitas

Para la habilitación de los posteriores Libros de Visitas se presentará el anterior para justificar el agotamiento de sus folios; en caso de pérdida o destrucción del Libro anterior, tal circunstancia se justificará mediante declaración escrita del representante legal de la empresa comprensiva del motivo de la no presentación y pruebas de que disponga. Los Libros de Visitas agotados se conservarán a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha de la última diligencia.

Libro de Visitas Electrónico (LVe)

La Ley de apoyo a Emprendedores, en vigor desde septiembre de 2013, elimina la obligación de que las empresas tengan, en cada centro de trabajo, un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Será la propia Inspección de Trabajo la que pondrá a disposición de las empresas, de oficio y sin necesidad de solicitud de alta, un Libro de Visitas electrónico por cada uno de sus centros de trabajo. Esta medida está pendiente de Orden del Ministerio de Trabajo que la desarrolle.

La RESOLUCIÓN de 25 de noviembre de 2008, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sobre el Libro de Visitas electrónico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en vigor desde el 3 de diciembre de 2008, permite la sustitución de dicha obligación por el alta en la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico.

Ámbito provincial de despliegue en la habilitación del LVe

Por el momento, la Aplicación del LVe sólo está operativa en las siguientes Comunidades Autónomas: GALICIA, ASTURIAS, CANTABRIA, LA RIOJA Y NAVARRA. Damos este link para ver la web de la Seguridad Social, por comprobar si la expansión geográfica a aumentado Despliegue LVe.

Cómo darse de alta en el Sistema de LVe

Para obtener la autorización de la utilización del Libro de Visitas electrónico, las empresas y trabajadores autónomos deberán garantizar que cada centro de trabajo cuenta con al menos un ordenador personal con dispositivo de lector de tarjetas inteligentes, con acceso habilitado, a través de Internet, a la aplicación del Libro de Visitas electrónico.

Las empresas y trabajadores autónomos autorizados a utilizar la aplicación del Libro de Visitas electrónico solicitarán la asignación de Libros de Visitas electrónicos a sus centros de trabajo, efectuarán el mantenimiento de la información de sus usuarios, consultarán el contenido de las diligencias efectuadas y solicitarán la baja en el Libro de Visitas electrónico a través de la propia aplicación, mediante el uso de certificado electrónico reconocido por la plataforma @firma del Ministerio de Administraciones Públicas.

Las solicitudes de autorización por parte de las empresas o trabajadores autónomos en el Libro de Visitas electrónico deberán formularse a través de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social correspondiente a la provincia donde esté ubicado el domicilio social de la empresa. Las solicitudes se presentarán en el modelo establecido oficialmente, incluyendo los datos identificativos de la empresa y, necesariamente en el caso de personas jurídicas, las escrituras o poderes notariales que acrediten a quienes ostenten la condición de representantes de la empresa o del trabajador autónomo. En la solicitud se identificará a la persona física que tendrá la condición de administrador de la aplicación respecto de la empresa o trabajador autónomo, y que estará autorizado para gestionar el alta, baja o mantenimiento de los usuarios a los que se permita el acceso a la aplicación. Dichos administradores, como representantes del sujeto responsable, podrán autorizar a su vez en la aplicación del Libro de Visitas electrónico a otros usuarios administradores lo que determinará la presunción de validez de la representación de éstos últimos, pudiendo la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación.

El enlace para acceder a la aplicación del LVe de la Seguridad Social se muestra a continuación https://lve.mtin.gob.es/.

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