Curso Práctico de Contabilidad
Tema 11 - Tareas de comprobación periódicas para detectar errores en la Contabilidad del Plan General Contable
Apartados:
Tareas de comprobación periódicas
Balance de sumas y saldos o de comprobación y Libro Mayor
Conciliaciones cuentas de bancos, tarjetas
Cuentas contables con el administrador de la sociedad
Elaboración de Comprobaciones personalizadas
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Introducción
Los errores contables son un quebradero de cabeza para las asesorías y los departamentos de administración de las empresas.
Las asesorías porque deben de revisar periódicamente la contabilidad, y que esta refleje la imagen fiel de la sociedad, para lo cual esta debe estar libre de errores.
Por su parte, los departamentos de administración de las empresas deben asegurarse de que se realizan estos controles, para lo cual es recomendable que destinen suficientes recursos, tanto humanos como materiales, con el fin de garantizar la integridad de las cuentas de la empresa.
El principal objetivo de la contabilidad es suministrar información fiable y de utilidad para los diferentes usuarios, siendo necesario para ello que la información contable reflejada en las cuentas anuales, esté libre de errores materiales y, además, cumpla lo siguiente:
-
Sea clara, comprensible y realizada conforme a la legalidad vigente.
-
Debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
-
Se debe de aplicar en su realización de manera sistemática y regular los requisitos, principios y criterios contables recogidos en el Plan General de Contabilidad.
-
La contabilización de las operaciones debe atender a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
-
Debe ser neutral, es decir, estar libre de sesgos.
-
Debe ser integra, para lo cual deben registrarse todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.
-
En caso de conflicto entre principios contables, prevalecerá el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Formación
No debemos obviar, que en la realización del proceso contable, la intervención humana existe en todos los pasos, y por tanto, si no está bien ejecutada, todo lo que se trata en este tema, no sirve de nada. Por muy buenos procedimientos, software contable, etc que tengamos, si es mal aplicado y usado, el resultado será un desastre.
Las funciones que realizan los contables son tareas muy similares entre sí, es decir, acciones rutinarias que tienen que llevar a cabo todos los días, por lo que es bastante común encontrarnos con errores a la hora transcribir algunos datos. Aunque el error parece mínimo, puede suponer grandes descuadres en la contabilidad de la empresa que hagan que no se refleje la verdadera realidad financiera de la misma. Por ello, la formación de este personal es clave para poder conseguir una contabilidad fiel a la realidad.
Software de Contabilidad
Actualmente, llevar la contabilidad de la empresa a mano es una locura además de una completa pérdida de tiempo, puesto que a través de programas de contabilidad, las operaciones se realizan de manera mucho más sencilla y eficiente además de contar con una base de datos en la que se encuentra toda la información reflejada, evitando posibles pérdidas de documentos relevantes, y la obtención de los informes necesario para realizar estas comprobaciones, se obtienes de forma instantanea.
Periodicidad
Estas tareas se tienen que repetir de forma recurrente en el tiempo, dado que si se dejan para el proceso del cierre contable, normalmente al final del ejercicio económico de la empresa, el volumen de discrepancias sea tan elevado, que la premura de plazos para presentar los impuestos, hagan que no sean llevadas a cabo, dado la labor de investigación, puesta en contacto con el proveedor/acreedor o cliente, para detectar las inconsistencias (por ejemplo detectar facturas de proveedores/acreedores no contabilizas, y por tanto, el importe de los pagos realizados al proveedor supera al importe de las facturas recibidas), hacen que ya no puedan ser resueltas en el tiempo requerido.
La periodicidad en que tienen que ser realizadas esta tarea depende del volumen de la empresa, pero la norma debería de ser realizarlas de forma mensual o trimestral.
Tareas de comprobación periódicas
Los contables de la empresa o las asesorías, procesan diariamente un gran número de asientos contables, por lo que hasta al más eficiente, puede cometer un error, siendo labor del propio contable o de los responsables del departamento de administración detectarlos y subsanarlos.
También puede ocurrir que se contabilicen los asientos contables asociados a los eventos económicos que han sido reportados al departamento de contabilidad de forma exhaustiva y correcta, pero que existan por ejemplo facturas de gastos que no lleguen al departamento de contabilidad.
Todos estos errores comprensibles, y que sabemos que van a existir, tienen que tener definido un procedimiento de comprobación y auditoría, para poder detectarlos y subsanarlos.
A continuación, proponemos diferentes tareas de comprobación que permiten minimizar la existencia de errores.
Tareas previas
Existen unas tareas previas de comprobación que se aconsejan acometer, antes de seguir el proceso que se detalla en este apartado, y las cuales enunciamos a continuación
- Ver si existen cuentas contables que no estén dadas de alta en el Maestro de Cuentas, que puede que se haya indicado una cuenta contable al introducir un asiento, y esta cuenta no se haya dado de alta en el Maestro de Cuentas, y por tanto, estará produciendo una incoherencia en el libro mayor.
- Ver si existen asientos descuadrados, o sea un asiento donde el acumulado de las partidas al HABER no coincida con el acumulado de las partidas al DEBE.
- Si existe funcionalidad para Regenerar Saldos de las cuentas contables, ejecutarla, para recalcular los saldos, por si ha existido ha producido alguna incoherencia.
Balance de sumas y saldos o de comprobación y Libro Mayor
El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor. Este libro contable se realizará, al menos, trimestralmente.
Es de gran utilidad para detectar errores y como herramienta de trabajo, ya que rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza; es decir, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. Esto no quiere decir que obligatoriamente exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes, pero sí que debemos revisar el mayor de la cuenta contable para asegúranos de que el saldo es correcto.
También la existencia de volúmenes abultados de saldo de la cuenta, por ejemplo el pago de los suministros, como el suministro de luz, suele ser recibir factura, y pagar por domiciliación bancaria el importe de la factura, y por tanto, debería de estar como máximo el impago de la última factura. La existencia de un saldo distinto de cero, puede ser la prueba de la existencia de facturas que no han sido contabilizadas, porque no han sido enviadas al departamento de contabilidad.
A continuación mostramos un ejemplo de Listado de Balance se Sumas y Saldo o Balance de Comprobación
| Sumas del periodo (Apertura-Cierre) | Sumas desde el inicio | |||||
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Debe | Haber | Saldo |
| 100.0.0.0000 | CAPITAL SOCIAL | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
| 112.0.0.0000 | RESERVA LEGAL | 0,00 | 484,00 | 0,00 | 484,00 | -484,00 |
| 113.0.0.0000 | RESERVAS VOLUNTARIAS | 0,00 | 4.348,58 | 0,00 | 4.348,58 | -4.348,58 |
| 118.0.0.0000 | APORTACION ESTEFANIA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
| 118.0.0.0001 | APORTACION BORJA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
| 118.0.0.0002 | APORTACION MARIA JOSE | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
| 121.0.0.0000 | RESULTADOS NEG. DE EJERCICIOS ANTERIORES | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 |
| 129.0.0.0000 | RESULTADOS DEL EJERCICIO | 0,00 | 7.015,25 | 0,00 | 7.015,25 | -7.015,25 |
| 217.0.0.0999 | ORDENADOR ENVY | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 |
| 281.7.0.0999 | AMORTIZ ACUMULADA ENVY | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
| 410.0.0.0000 | ACREED. POR PRESTACIONES DE SERV (EUROS) | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 0,00 |
| 410.0.0.0003 | FNMT-RCM | 29,00 | 29,04 | 29,00 | 29,04 | -0,04 |
| 410.0.0.0004 | IBERDROLA CLIENTES SAU | 737,37 | 636,50 | 737,37 | 636,50 | 100,87 |
| 410.0.0.0005 | QUALITY - PROVIDER, SA | 193,60 | 145,20 | 193,60 | 145,20 | 48,40 |
| 410.0.0.0006 | IDEALISTA SAU | 5.402,53 | 5.312,98 | 5.402,53 | 5.312,98 | 89,55 |
| 410.0.0.0007 | HABITATSOFT S.L. | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 0,00 |
| 410.0.0.0008 | VIVA AQUA SERVICE SPAIN, S.A | 454,68 | 417,61 | 454,68 | 417,61 | 37,07 |
| 410.0.0.0010 | EMPRESA MIXTA VALENCIANA DE AGUAS | 387,04 | 292,59 | 387,04 | 292,59 | 94,45 |
| 410.0.0.0011 | YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 0,00 |
| 465.0.0.0001 | BORJA - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
| 465.0.0.0002 | MARIA JOSE - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
| 470.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, DEUDORA POR IVA | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 |
| 472.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, IVA SOPORTADO | 3.888,36 | 3.154,39 | 3.888,36 | 3.154,39 | 733,97 |
| 474.5.0.0000 | IMPTO. SOCIEDADES PDTE COMPENSAR EJERC. ANTERIORES | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 |
| 475.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, ACREEDORA POR IVA | 1.044,37 | 1.727,11 | 1.044,37 | 1.727,11 | -682,74 |
| Total balance | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 0,00 | |
Por ejemplo si nos fijamos en la cuenta contable 410.0.0.0011, que es de YOIGO - XFERA MOVILES, S.A., como se muestra a continuación:
| Sumas del periodo (Apertura-Cierre) | Sumas desde el inicio | |||||
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Debe | Haber | Saldo |
| 410.0.0.0011 | YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 0,00 |
Vemos que indica que el sado es 0,00 y si vamos a ver el Libro Mayor de esta cuenta contable, vemos que existe la contabilización de las facturas, y del pago por banco de los importes de la facturas, y de forma repetitiva, el saldo de la cuenta vuelve a cero, y en el momento de hacer este listado, el saldo final de la cuenta es cero, y por tanto, es una prueba que todo que está contabilizando bien, y está coherente
| Fecha | Dia | Asto. | Ord | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
| 410.0.0.0011 YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||
| 01/07/21 | 1 | 172 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D10133651 | 45,30 | -45,30 | |
| 01/07/21 | 1 | 173 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D10133647 | 156,05 | -201,35 | |
| 06/07/21 | 1 | 227 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -156,05 | |
| 06/07/21 | 1 | 228 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,05 | 0,00 | |
| 01/08/21 | 1 | 212 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D11750220 | 45,30 | -45,30 | |
| 01/08/21 | 1 | 213 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D11750214 | 155,54 | -200,84 | |
| 04/08/21 | 1 | 245 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -155,54 | |
| 04/08/21 | 1 | 246 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 155,54 | 0,00 | |
| 01/09/21 | 1 | 222 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D13200340 | 45,30 | -45,30 | |
| 01/09/21 | 1 | 223 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D13200337 | 155,19 | -200,49 | |
| 06/09/21 | 1 | 274 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -155,19 | |
| 06/09/21 | 1 | 275 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 155,19 | 0,00 | |
| 01/10/21 | 1 | 309 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D15075865 | 156,41 | -156,41 | |
| 01/10/21 | 1 | 310 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D15075867 | 45,30 | -201,71 | |
| 05/10/21 | 1 | 319 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,41 | -45,30 | |
| 05/10/21 | 1 | 319 | 3 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | 0,00 | |
| 01/11/21 | 1 | 307 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D16862681 | 45,30 | -45,30 | |
| 01/11/21 | 1 | 308 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D16862679 | 156,28 | -201,58 | |
| 04/11/21 | 1 | 351 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -156,28 | |
| 04/11/21 | 1 | 352 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,28 | 0,00 |
Auditoría del libro mayor de las cuentas, pero prioritariamente a estas cuentas contables desde 4000000 a la 465999999
Cuando veamos que una cuenta contable de pasivo o actuvo, su saldo no es cero, y debería de ser cero, o su saldo es muy alto para el importe de sus facturas recurrentes, deberemos de consultar el libro mayor de esta cuenta contable, para detectar posibles incidencias, como puede ser facturas que no se hayan remitido a contabilidad.
A continuación vemos un ejemplo de una cuenta contable, en donde existen mas pagos al proveedor que facturas se han contabilizado, y es un prueba que no todas las facturas de este proveedor han sido contabilizadas y por tanto deberán de ser reclamadas al proveedor. Hemos puesto en rojo las facturas contabilizadas, y en azul, el pago de importes al proveedores, que deberán de estar asociados a facturas.
| Fecha | Dia | Asto. | Ord | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
| 410.0.0.0082 ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORALES S.L. | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||
| 16/02/21 | 1 | 168 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 251,91 | 251,91 | |
| 18/05/21 | 1 | 482 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 251,91 | 503,82 | |
| 22/06/21 | 1 | 614 | 1 | ANTEA PREVENCION RIE S. FRA: 6874 | 79,86 | 423,96 | |
| 16/07/21 | 1 | 879 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 39,93 | 463,89 | |
| 09/08/21 | 1 | 771 | 1 | ANTEA PREVENCION RIE S. FRA: 370576 | 83,40 | 380,49 | |
| 19/08/21 | 1 | 815 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 41,70 | 422,19 | |
| 15/10/21 | 1 | 1136 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 39,93 | 462,12 | |
| 16/11/21 | 1 | 1233 | 2 | Recibo Antea Prevencion Riesgos Labora | 41,70 | 503,82 | |
| 667,08 | 163,26 | 503,82 | |||||
| 667,08 | 163,26 | 503,82 |
Del análisis de esta comprobación, se deduce que hay facturas por importe de 503,82 euros, que no han sido enviadas al departamento de contabilidad, o si han sido enviadas, que no han sido contabilizadas, o se han contabilizado a otro proveedor. Y con esta alerta empieza la labor de investigación, que no se sabe el tiempo que puede necesitar, para poder encontrar la causa del error, y poner las acciones correctoras necesarias, para que la contabilidad refleje la imagen fiel de la realidad
Para ver más información sobre el resto de libros contables, ver este enlace Qué libros contables hay, y qué información da cada uno
Conciliaciones cuentas de bancos, tarjetas
Los saldos que muestran los extractos emitidos por los bancos (que actualmente se obtienes con el acceso a la pagina web de la entidad financiera) de las cuentas corrientes bancarias (572XXX, 573XXX), las tarjetas de crédito (5201XXX) y las pólizas de crédito deben conciliarse con los que reflejan las cuentas contables (521XXX y 171XXX), que las representan, por lo que llevar al día esta conciliación minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas, se tendrá controlada una parte muy importante de la contabilidad.
Arqueos de caja
Los arqueos de caja (Cuentas contables 570XXX) pueden ayudar a detectar errores, ya que, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería de haber, o falta dinero o faltan justificantes o facturas. Si se realiza diariamente, será más fácil acordarse si se produce algún descuadre, o existe algún robo, detectarlo lo antes posible.
Cuentas contables del empresario
Es conveniente revisar las cuentas del empresario con la empresa (551.0) y viceversa, sobre todo en las empresas más pequeñas, donde es más habitual que no se distinga la separación entre los gastos que son de la sociedad y los que son personales del administrador.
Para ver mas detalles, ver este artículo Aportaciones de Capital de Socios a la Sociedad - Aportación capital por compensación de créditos
Elaboración de comprobaciones personalizadas
En función de la problemática de cada empresa, se deberá de analizar y elaborar un "check list" de comprobaciones a realizar, para asegurarnos que no nos olvidamos comprobar cualquier proceso que puede generar errores.
Enlaces relacionados:
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