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Qué es un cuadro de mandos

Actualizado: 13/03/2022

Fecha: 13/03/2022

Índice

Introducción

Historia

Vistas que componen un cuadro de mandos

Visualización del cuadro de mandos

Características de un cuadro de mando

Ventajas de utilizar un cuadro de mando

Aplicaciones comerciales para implementar un CMI

 

Introducción

Vamos a empezar con un símil para explicar lo que es un cuadro de mandos empresarial.

En un avión un piloto no puede pretender hacer un vuelo sin tener una panel de instrumentos, que se compone de un conjunto de mecanismos que equipan una aeronave y que permiten al piloto una operación de vuelo en condiciones seguras, y detectar de forma rápida y con un vistazo, la existencia de algún parámetro que esté en un valor crítico, y poder actuar para su corrección. Dependiendo de su tamaño o grado de sofisticación, una aeronave puede contar con un número variable de instrumentos, ahora bien no podemos llenar al piloto de un número elevado de indicadores, cuyo seguimiento haga que se pierda en el seguimiento, por ejemplo la altitud del avión debería de ser un indicador crítico, en cambio la temperatura en la bodega de carga, sería una perdida de tiempo y espacio, su inclusión en el panel de mandos. Se pueden clasificar en tres grupos básicos: de pilotaje, de control de motor y de navegación.

Pues igual que no entendemos pilotar un avión para cruzar un océano, en la actualidad tampoco debemos de entender que una empresa no tenga un cuadro de mandos empresarial, con los indicadores para pilotar la empresa de forma eficiente, y detectar de forma temprana la existencia de valores en los indicadores que muestren la posibilidad de poner en riesgo la viabilidad de la empresa.

Por tanto, un Cuadro de Mando Integral (CMI) (también conocido cómo Balanced Scorecard o BSC) es una metodología de seguimiento a la gestión empresarial aplicable en todos sus niveles, tanto estratégicos, como tácticos y operativos.

El fin del CMI es trazar la ejecución de la estrategia en objetivos y métricas que cumplan dos reglas simples

  •  ser claros y,

  • ser medibles.

Los objetivos estratégicos buscan dar cumplimiento a las perspectivas de la organización y estas pueden ser supervisadas con respecto a las metas establecidas.

Por tanto, el Cuadro de Mando Integral (CMI) es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados entre sí, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros de la organización con la estrategia de la empresa.

Se trata de una herramienta de control de gestión, cuya función primordial es la implantación y comunicación de la estrategia a toda la empresa.

Por otro lado, una parte importante del cerebro humano sabe interpretar de una forma más fácil y agil, el lenguaje visual ya que muchos conceptos y mensajes se pueden resumir en una sola imagen.

Eso es una de las partes importantes de un Cuadro de Mando Integral, el ofrecer a una empresa la posibilidad de resumir su estrategia empresarial en una sola imagen, a través de indicadores.

Historia

Como concepto, el cuadro de mando integral tiene relativamente pocos años de vida, ya que fue presentado como modelo en 1992 por David Norton y Robert Kaplan en la revista Harvard Business Review. Antes de ver más ampliamente en qué consiste, qué factores entran en juego y qué tipos de cuadro de mando hay, veamos primero la definición correcta de cuadro de mando integral. Libros para poder disponer de más información, se tiene esta bibliografía

bibliografía

De forma resumida, diremos que el cuadro de mando integral es una herramienta para dirigir empresas de forma proactiva tanto en el corto como en el largo plazo. Son una de las herramientas más útiles con las que podemos contar para alcanzar el éxito empresarial.

El cuadro de mando integral o CMI es un modelo de gestión o sistema administrativo (Management System) que engloba, además de la visión financiera, más perspectivas en la toma de decisiones de las empresas.

Se puede decir que el principal valor que aporta el cuadro de mando integral es que rompe con los tradicionales sistemas de evaluación de las organizaciones, que hasta el momento únicamente tenían en cuenta la vertiente financiera y económica, para determinar si la compañía va bien encaminada al cumplimiento o no de sus objetivos así como facilitar el proceso de toma de decisiones.

Vistas que componen un cuadro de mandos

Dentro de un cuadro de mando integral podemos diferenciar cuatro visiones o perspectivas que miden el desempeño del negocio de una empresa:

  • Visión financiera / Finanzas. Basados en la contabilidad de la empresa. Es la perspectiva que más interesa a los accionistas. ¿Qué percepción tienen los accionistas de nuestra empresa?

  • Visión del cliente. Se trata de definir cuál es la percepción que tienen nuestros clientes de nuestra empresa. ¿Qué podemos mejorar para satisfacer mejor las necesidades de los clientes?

  • Visión interna / Procesos Internos. Analizar los procesos internos que resultan clave para satisfacer a nuestros clientes. ¿En qué áreas de la empresa debemos mejorar?

  • Visión de desarrollo / Formación y crecimiento. Nuestra empresa no es estática y debe seguir creciendo, aprendiendo y desarrollándose. ¿Qué hacer para seguir mejorando y creando valor?

El CMI se basa en un correcto equilibrio y alineación entre los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma.

La estrategia global se basa en:

La forma que tienen las empresas para alcanzar sus objetivos, se les denomina estrategia empresarial y es una especie de carta de navegación. Esta carta o mapa es para un periodo en el cual se delimita el foco de acción y los pilares que lo harán posible. Por tanto, es necesario, conocer el propósito, la misión y la visión, a fin de llevar estos objetivos a su consecución. Vamos a definir a continuación con más detalles.

  • El Propósito. El propósito es la razón de la existencia de la empresa, es decir, el para qué se crea la empresa y proyección de futuro. Bien es cierto que todas las empresas se constituyen para ganar dinero, es decir, existe un propósito primario de índole lucrativa; sin embargo, se asume que ganar dinero no es el propósito en sí mismo, sino más bien una consecuencia lógica de haberse posicionado en el mercado y haber contribuido a mejorar algún aspecto de la vida o el trabajo de sus clientes gracias a sus productos, servicios o soluciones. Podría decirse que el propósito de una empresa es servir a sus clientes, pero también puede ser el crear puestos de trabajo para generar riqueza en su área de localización.

  • La Misión. La misión es lo que hace la empresa para llevar a cabo su propósito: normalmente, está supeditada a ejecutarse en un periodo concreto del tiempo.  Si el propósito responde al "por qué", la misión responde al "qué": esta respuesta es la más común que dan las empresas cuando tienen que hablar de sí mismas y promocionarse frente a clientes, colaboradores o inversores. Las características de la misión de la empresa casi siempre son las mismas, e incluyen una descripción objetiva del núcleo del negocio (por ejemplo, una empresa de Catering), un cliente objetivo (como pequeñas y medianas empresas), un ratio que medirá el éxito de la misión (por ejemplo, índice de satisfacción de los clientes) y una componente temporal (alcanzar para el próximo año).

  • La Visión. La visión es un escenario hipotético, proyectado hacia el futuro, de cómo querría la empresa que fuesen las cosas: la sociedad, sus clientes, sus empleados, y ella misma. El contenido de la visión de una empresa puede estar plagado de buenas intenciones, dibujar un entorno casi utópico con tintes románticos o esperanzadores, pero en sí mismo solo es eso: buenas intenciones. Ahora bien, si la visión de la empresa cuenta con la coherencia de la misión y el respaldo del propósito, esta declaración de buenas intenciones adquirirá unos tintes verosímiles. En consecuencia, la empresa verá cómo sube su reputación al ganarse la confianza de clientes, futuros talentos, entidades colaboradoras o socios inversores.

Por su parte, los elementos operativos son:

  • Los indicadores clave o KPI (Key Performance Indicator) conocido también como indicador clave o medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento, es una medida del nivel del rendimiento de un proceso. El valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado previamente y normalmente se expresa en valores porcentuales. Pueden ser indicadores inductores o de resultado.

  • Iniciativas estratégicas (proyectos que ayudan a alcanzar sus objetivos).

Ejemplo de plantilla, que nos puede ayudar a establecer un cuadro de mandos, para la actividad de Restauración

 

Bcs

Una buena técnica para obtener información sobre la situación de la empresa y del entorno, es el análisis DAFO (Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades, en´inglés se conoce como técnica SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).

dafo

Visualización del cuadro de mandos

La visualización de los datos es fundamental para desvelar el verdadero impacto. Un ejemplo aplicable a todas las empresas serían las hojas de cálculo que todos usamos, ya sean más o menos complejas y extensas, sin una visualización gráfica unificado en un cuadro de mando en forma de diagramas, gráficos de barras, tartas, etc. nos sería realmente complicado extraer conclusiones relevantes de los cientos o miles de filas y columnas de datos.

Dentro del portfolio de soluciones de Business Intelligence, las herramientas adecuadas a las necesidades de presentación para empresas, sea cual sea su sector y tamaño son: completos cuadros de mandos (dashboards) y workspaces gráficos para gestión de decisiones, gestión de rendimiento y gestión de riesgo.

Estas herramientas nos permiten:

Identificar y visualizar las tendencias y patrones en áreas con importantes efectos en los resultados de negocio, como la analítica de clientes.

  • Comparar escenarios, anticipar oportunidades y amenazas potenciales.

  • Planificar mejor, presupuestar y predecir recursos.

  • Equilibrar riesgos ante resultados esperados.

  • Trabajar en completar requisitos regulatorios.

Es muy útil utilizar el método semáforo para indicar el estado de cada indicador (verde para los que se encuentran en un rango normal, naranja los que tienen una pequeña desviación y rojo para aquellos con una desviación grave). Para determinar los rangos de cada indicador la empresa o los profesionales deben estudiar el mercado y su sector para marcar ellos mismos los rangos de estas métricas.

Características de un cuadro de mando

A la hora de diseñar un CMI deberemos de cumplir estas características:

Número de KPIs: sólo aquellas necesarias, entre 7 y 10 KPIs. No consiste en añadir datos por añadir sino de mostrar de la forma más adecuada, aquellos que nos permitan tomar decisiones.

Segmentación y contexto: debe presentar estas KPIs de forma que estas sean relevantes (accionables) para el negocio.

Visualización: la persona que toma las decisiones debe ser capaz de interpretar fácilmente la información que está viendo. Por lo que el dashboard debe ser breve, hablar el mismo lenguaje del decisor y su representación gráfica la adecuada para los datos que representa y lo suficientemente visual, para que resulte atractivo su estudio.

Análisis: además de las KPIs el dashboard debe acompañarse de un análisis sobre: lo ocurrido, las recomendaciones dadas y su potencial impacto sobre el negocio. El análisis debe recomendar acciones, no describirlas. Es decir, no podemos quedarnos en: “La tasa de conversión subió hasta el 2%”. Debemos explicar el origen de esa subida, que vamos a hacer para que se mantenga, que efecto va a tener esto en el negocio, etc. etc.

Ventajas de utilizar un cuadro de mando

Son innumerables las ventajas que ofrece el uso de un cuadro de mando dentro de una estructura empresarial. Entre los más importantes destacamos:

Muestra una visión global de la situación de la empresa

Un cuadro de mando ofrece una visión global y detallada de la marcha del negocio, recogiendo distintos aspectos que son fundamentales para el buen desarrollo de la empresa, no solo centrándose en variables financieras. Esta visión global está basada en datos en tiempo real por lo que muestra una situación fiable de la empresa en ese momento.

Facilita el diseño y planificación de estrategias

La visión general y en tiempo real que se tiene de la empresa a través de los indicadores de un cuadro de mando permite diseñar estrategias a medio y largo plazo, además de proporcionar información para la toma de decisiones rápidas (acciones a corto plazo).

Permite valorar el éxito de la estrategia

Muestra indicadores que ofrecen unos valores numéricos, a través de los cuales se puede apreciar si la estrategia que se está desarrollando, está alcanzando los objetivos fijados previamente. Ofrece datos reales y medibles por lo que es una herramienta potente y concreta para diagnosticar el estado actual de la empresa.

Minimiza riesgos

Con el uso de un cuadro de mando se tiene acceso a una visión de la evolución de la empresa, pudiendo analizar tendencias y adelantarse a acontecimientos, lo que reduce mucho los riesgos que genera el mercado.

Ofrece información inteligente

Ofrece datos sobre los procesos internos de la empresa que ayudan a la toma de decisiones por parte de la gerencia.

Alineación de toda la estrategia

Permite traducir la visión de una organización en acciones concretas que ayudan al complimiento de metas. La metodología alinea todos los elementos que componen la planeación estratégica, esto quiere decir que los esfuerzos de toda la organización deben estar concentrados y alineados hacia la misma búsqueda de cumplimiento de metas.

Aplicaciones comerciales para implementar un CMI

Para entregar estos servicios, nos basamos en las mejores herramientas de reporting y herramientas de business inteligence del mercado, tales como:

Dentro de las herramientas de software que nos permiten crear cuadros de mando integral podemos destacar ERPs de grandes dimensiones como:

  • Navision

  • SAP

  • Oracle PeopleSoft

Ejemplo de un cuadro de mandos realizado con Power BI

Ejemplo

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Cómo calcular la rentabilidad de una empresa - Performance / Viabilidad Empresa

Ejemplo practico de diseño y aplicación de cuadro de mandos para restaurante