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Qué hacer en el caso de perder una escritura realizada ante notario

Fecha: 23/10/2015

Introducción

Primero de todo, vamos a definir que es un Escritura Pública.  Es un documento autorizado por notario con todos los requisitos establecidos en la ley, que produce efectos especiales en juicio y fuera de juicio; puede acceder quien tenga interés legítimo, para cualquier otra persona, es secreto.

Cuando se firma una escritura ante notario, la escritura se la queda el Notario y lo que se entrega a los comparecientes es una copia, puesto que el documento original, llamado escritura pública o matriz, se encuaderna y se queda depositado en el protocolo notarial, por tanto, las copias son las reproducciones literales de esa matriz.

Precisamente esa es una de las ventajas de la actuación notarial: el documento original en el que estampan las firmas y que el notario autoriza con su firma, rúbrica y signo, se queda para siempre y de manera segura depositado primero en la Notaría y después en los Archivos habilitados al efecto. De hecho, parte de los honorarios notariales que se cobran son para cubrir el coste que tiene la conservación del documento.

Eso implica que las partes no tienen por qué preocuparse si se destruye o pierde su copia, pues siempre se puede sacar otra. Tampoco tienen por qué preocuparse de que una de las partes altere o falsifique su copia, pues siempre se puede hacer un cotejo con el documento original, que, por supuesto, tiene prevalencia sobre las copias, pues en caso de que sean impugnadas en juicio, es preciso su cotejo con la escritura matriz, por el artículo 1220 del Código Civil.

Hay dos tipos de copias, las denominadas copias autorizadas, que se expiden en papel timbrado, tienen el mismo valor y efectos que las escrituras públicas de las que son reproducción, y las copias simples, que se expiden en papel del Colegio Notarial y que carecen de los efectos de copia autorizada, siendo su función y efectos meramente informativas.

Quién tiene derecho a obtener una copia

Además de cada uno de los otorgantes de la escritura, tienen derecho a obtener copia todas las personas a cuyo favor resulte algún derecho y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo. Queda a juicio del Notario bajo su responsabilidad lo que se considera interés legítimo, lo cual además se debe entender restrictivamente. Muchas veces es uno de los puntos de más difícil concreción, pues apreciar interés legítimo puede ser extraordinariamente complejo, ya que se conjuga el secreto de protocolo con la protección de un derecho.

Titularidad de un bien sin tener escritura

Ni la escritura ni el registro de la propiedad son obligatorias para adquirir la propiedad. Básicamente, la propiedad se adquiere como consecuencia de un contrato, que puede formalizarse de muchas maneras, seguido de la entrega del bien transmitido, o por sucesión hereditaria, o donación.