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Legalización libros contables en Registro Mercantil -  Cómo usar Legalia

Actualizado: 20/02/2020

Fecha: 28/02/2013

Para todos los ejercicios contables, las empresas deben efectuar obligatoriamente dos presentaciones en el Registro Mercantil:

- Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).

- Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 31 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).

La finalidad de la legalización es "precintar" la información contenida en los mismos para que no se pueda manipular posteriormente. El archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa.

Los Libros se pueden presentar como hojas encuadernadas formando libros, en un soporte informático (presentación digital) o en ambas (presentación mixta).

Por nuestra Asesoría Virtual le podemos presentar telemáticamente sus libros contables en el Registro Mercantil.

Qué entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil

Deben de legalizar los libros:

  • Todos los empresarios individuales (acreditando que la actividad que realizan es empresarial mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).

  • Toda clase de sociedades mercantiles (siempre que estén inscritas en este registro). – Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica. Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.

  • Las Cooperativas Valencianas (Disposición Adicional Sexta Ley 8/2003 de 24 de Marzo de Cooperativas de la Comunidad Valenciana).

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

  • Los profesionales.

  • Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.

  • Las Herencias Yacentes.

  • Las Cooperativas de ámbito estatal.

Legalización de libros contables en entidades no inscritas

Para legalizar los libros de entidades no inscritas, por ejemplo Asociaciones, deben acompañar, la Tarjeta NIF, los Estatutos, y Acta Fundacional, dichos ficheros deberán añadirse o bien desde la plataforma de presentación telemática desde la opción “Añadir archivo” o desde el programa legalia desde la opción “Añadir complemento” que aparecerá si iniciamos la presentación telemática desde el propio legalia.

Tareas previas a la legalización de los Libros Contables

Lo primero a realizar una vez contabilizados todos los hechos económicos que afectan a la empresa es ejecutar el cierre contable, para ello, deberemos de aplicar estas actividades:

  • Revisar el libro Mayor, a fin de detectar algún fallo en la contabilidad, como por ejemplo haber olvidado crear la cuenta de amortización de un determinado inmovilizado, tener contabilizados apuntes en cuentas que no les correspondan, o ciertos gastos recurrentes que no han sido contabilizados, en alguno de los períodos.

  • Aplicar ajustes a las cuentas contables que modifican Resultado Contable, por ejemplo reclasificación de los saldos de las cuentas en función del vencimiento, existencias, inmovilizado, provisiones, ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios, amortizaciones, etc.

  • Calculo y contabilización del Impuesto de Sociedades.

  • Aplicación del Cierre del Ejercicio, el objetivo del asiento de cierre contable no es otro que hacer desaparecer todas las cuentas de ingresos y gastos, mediante el traspaso a la cuenta 129 Pérdidas y Ganancias, de manera que en el Balance de Situación sólo figure el resultado neto de impuestos, beneficio o perdida, que la empresa ha obtenido a lo largo del período a que hace referencia la información contable suministrada.

Legalización Libros Contables - Contenido

Si se quiere una explicación más detallada de cada libro ir a este enlace Qué libros contables hay, y qué información da cada uno.

Los libros que obligatoriamente se debe legalizar por todo empresario son:

  • El libro Diario

El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las operaciones se contabilizarán mediante asientos contables, por orden cronológico, según se vayan produciendo. Para saber el orden de las anotaciones, se atenderá a la fecha de la factura, fecha de la anotación bancaria, etc. según el documento a contabilizar.

  • El libro de Balance Sumas y Saldos e Inventario.

    El Balance de Sumas y Saldos se presentará al menos trimestralmente, por tanto, se presentarán 4 libros de balances de sumas y saldos (para el primer trimestre, para el primer y segundo trimestres, para el primer, segundo y tercer trimestre, y por último, para el primer, segundo, tercer y cuarto trimestre.

    El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio. Las empresas que no gestionen existencias, por ejemplo la prestación de servicios, no tienen que presentar este libro a legalizar.

  • El libro de Cuentas Anuales.

Las cuentas anuales se componen de un Balance de Situación, una Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), el Estado de Flujos de Efectivo (EFE) y la Memoria.

El Balance de Situación comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. Deberán aparecer los importes del ejercicio anterior para poder compararlo.

La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto. Los ingresos y gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y distinguirá los resultados de explotación de los que no lo son. Figurarán en epígrafe separado al menos el importe de la cifra de negocios, las variaciones de existencias, los gastos de personal, las amortizaciones, las correcciones de valor, los ingresos y gastos financieros, resultados en la enajenación de activos fijos, y el gasto por impuesto de sociedades.

La intención del ECPN es el de complementar al resto de documentos que configuran las cuentas anuales de las empresas, suministrando a estos efectos una información financiera adicional. En este sentido, mientras el Balance Situación informa sobre la situación patrimonial de la empresa al inicio y al final de ejercicio, y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias suministra información acerca de todos los ingresos y gastos que forman parte del resultado del mismo; el ECPN, además de mostrar todos los movimientos de la empresa con sus socios o propietarios, informa de aquellos ingresos y gastos que se han generado a lo largo del ejercicio, que a pesar de no formar parte del resultado, sí suponen un aumento o disminución del patrimonio de la empresa.
Su misión es informar acerca de la garantía patrimonial que la sociedad ofrece a los inversores y acreedores de la entidad.
No es necesario aportar este libro en la Legalización de los Libros.

El Estado de flujos de efectivo (EFE) pondrá de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoría o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. El estado de flujos de efectivo (EFE) no es necesario aportarlo a Legalizar si se realizan modelos abreviados (el modelo PYMES se considera como abreviado) del Balance, Memoria y Estado de Cambio de Patrimonio Neto.

La Memoria puede diferir de la presentada en el Deposito de Cuenta, por tanto, no se suele presentar en la Legalización de Libros y si en el Deposito de Cuentas.

  • El libro Actas.

Se deberán de presentar dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, todas las actas realizadas del ejercicio social anterior.

La inmensa mayoría de empresas de nuestro país, suele existir únicamente un acta al año, el de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio, pero decisiones como el cambio de denominación, cambio de domicilio, ampliación de capital, cualquier modificación estatutaria, etc., requieren la aprobación de los órganos sociales y consecuentemente de la formalización de un acta que deberá ser incluida en el Libro. Luego nos encontraremos con Libros de Actas de ejercicio que conste de un acta única (aprobación de cuentas anuales) y Libros de Actas que incorporen varias actas de un mismo ejercicio e incluso en esta primera legalización telemática, actas de ejercicios anteriores.

Dado que tenemos un artículo especifico a este tipo de libro, le proponemos que vaya al siguiente enlace.

  • El libro Socios/Acciones Nominativas.

Los libros registros de socios o de acciones nominativas, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Por tanto, una vez legalizado el libro inicial de socios sólo deberás legalizar otro si hay variaciones.

Dado que tenemos un artículo especifico a este tipo de libro, le proponemos que vaya al siguiente enlace.

  • El libro registro de contratos (sólo para las sociedades unipersonales).

Artículo 16.- Contratación del socio único con la sociedad unipersonal.

  •  Los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza, y se transcribirán a un libro-registro de la sociedad que habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades. En la memoria anual se hará referencia expresa e individualizada a estos contratos, con indicación de su naturaleza y condiciones.

  •  En caso de concurso del socio único o de la sociedad, no será oponibles a la masa aquellos contratos comprendidos en el apartado anterior que no hayan sido transcritos al libro-registro y no se hallen referenciados en la memoria anual o lo hayan sido en
    memoria no depositada con arreglo a la ley.

  •  Durante el plazo de dos años a contar desde la fecha de celebración de los contratos a que se refiere el apartado primero, el socio único responderá frente a la sociedad de las ventajas que directa o indirectamente haya obtenido en perjuicio de ésta como
    consecuencia de dichos contratos.

 

Aunque uno puede presentar más libros de forma voluntaria, pero las tasas a pagar al Registro Mercantil se incrementarán en función del número de libros que se presenten.

Legalización Libros Contables - LEGALIA

Los libros se presentan en el Registro Mercantil a que pertenezca en función de donde se encuentre el domicilio social de la entidad. El registrador los diligencia, si no contienen ninguna incidencia, y posteriormente se obtiene la certificación del Registro en el trámite de la legalización de los libros.

Los Libros se pueden presentar como hojas encuadernadas formando libros, en un soporte informático (CD-Rom), o vía telemática (presentación digital), aunque nosotros aconsejamos la presentación telemática.

Para la presentación en soporte telemático o soporte digital, el Colegio de Registradores, suministra un programa de ayuda, conocido con el nombre de LEGALIA. Para poder acceder a este programa, a continuación damos el enlace a LEGALIA, y en esta página web entramos en la sección de DESCARGAS y buscamos en la sección LEGALIZACIÖN LIBROS, la versión del programa LEGALIA mas reciente.

Los pasos a llevar a cabo para generar la documentación necesaria para la legalización de los libros, mediante Legalia se describen a continuación:

  1. Creamos un nuevo formulario, identificando la razón social de la empresa y asignándole un código.
  2. Rellenamos la información de identificación completa de la entidad.
  3. Anexamos los libros a presentar a legalizar. Normalmente se anexan en formato pdf (Normalmente el Diario y Balance Integrado que tendrá concatenado los libros de Sumas y Saldos Trimestrales (4), Inventario, Situación y Perdidas / Guanacias).
  4. A través de la opción Comprobación de Reglas, aseguramos que no existen errores que pueden provocar defectos, y por tanto, el rechazo de la legalización de los libros contables.
  5. Ejecutamos la opción de para generar Huella Digital.
  6. En función de hacer la presentación en soporte CD o telemática, habrá que hacer unos pasos u otros
    1. Soporte CD. (Rellenar impreso Solicitud Legalización, Carta pago honorarios registro, y presentar en el registro la documentación para su registro.)
    2. Telemático. (Conectarse a la Web de Registradores y seguir los pasos asociados a la Presentación Libros [Es requisito necesario darse de alta en los servicios telemáticos de la Web de Registradores, y disponer de un Certificado de la FNMT).
  7. Esperar a recibir por correo electrónico la correcta presentación de los libros, o la notificación de existencia de defectos que requieren subsanación, para que queden finalmente legalización los libros presentados.

Rectificación de un libro legalizado

 Para poder rectificar cualquier tipo de libro ya legalizado, se deberá generar un fichero de rectificación que incluya:

  • Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido y,

  • El archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Normalmente el portal web del Colegio de Registradores solicitará el número de entrada de la primera presentación para asumir que es una subsanación. En caso contrario, se entenderá como una nueva presentación.

Obligación de conservar los libros contables

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, según nos dice el Código de Comercio.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de libros y demás documentación, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.

La legislación tributaria, sin embargo, define otros plazos. La Ley General Tributaria establece que prescriben a los 4 años, la acción de la Administración para determinar la deuda tributaria, para exigir el pago de deudas e imponer sanciones. Por tanto, según la normativa tributaria, deben conservarse los libros, documentos y justificantes durante 4 años, que es el periodo de prescripción.

Así mismo, la Ley del Impuesto de Sociedades permite compensar bases imponibles negativas durante 15 años para los periodos impositivos iniciados a partir de 1 de enero de 2002, y durante ese tiempo de compensación, la Administración puede exigir la acreditación de bases negativas mediante la exhibición de la contabilidad y soportes documentales. Por tanto, si estamos en este caso, debemos conservar los documentos durante los 4 años siguientes al final de la compensación, lo que podría suponer un máximo de 19 años.

En resumen, debemos conservar un mínimo de 6 y un máximo de 19 años toda la documentación acreditativa de nuestra contabilidad e impuestos, facturas, comprobantes, liquidaciones, etc.

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