Gastos deducibles Actividades Empresariales (Autónomos y Sociedades)

Actualizado: 23/03/2023

Fecha: 25/02/2013

Lo primero a abordar en este artículo es definir que gastos se pueden deducir en el desarrollo de una actividad empresarial o profesional.

Los requisitos que deben darse para poder deducir el IVA soportado los encontramos en el artículo 92 de la Ley del Impuesto. Los sujetos pasivos del IVA pueden restar de las cuotas devengadas aquellas que hubieran soportado en las adquisiciones de bienes y servicios o en su importación, siempre que se cumplan ciertos requisitos de manera simultánea:

Las cuotas soportadas serán deducibles si se han devengado en el territorio de aplicación del IVA español (Península y Baleares), en operaciones sujetas y no exentas.
Solo podrán efectuar la deducción los empresarios o profesionales que hayan iniciado la realización habitual de las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes a sus actividades.
Los bienes o servicios por cuya adquisición se haya soportado o el IVA deben utilizarse en la actividad empresarial o profesional.
Las cuotas no deben figurar entre las restricciones del derecho a deducir establecidas en la Ley. Serían tales las cuotas soportadas en desplazamientos, hostelería, restauración, en la adquisición de alimentos, tabaco y bebidas o espectáculos o servicios de carácter recreativo; en joyas, y piedras preciosas o en servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas (salvo que tengan la consideración de gasto deducible a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades).
El sujeto pasivo debe estar en posesión de los justificantes necesarios para efectuar la deducción: factura original o documento equivalente.
Los bienes y servicios han de emplearse en actividades cuya realización genere el derecho a deducción: entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas y no exentas.
No será deducible el IVA de un gasto que no esté registrado en la contabilidad ni tampoco aquél que no se encuentre adecuadamente justificado. La justificación del gasto es el punto que presenta la mayor problemática. Como principio general, estarán justificados todos aquellos gastos que se utilicen para obtener ingresos. Si los ingresos no existen, probar un gasto como necesario se convierte en algo de evidente dificultad. Una solicitud de devolución de un IVA soportado en la que no exista IVA repercutido será con bastante seguridad objeto de revisión por parte de la Agencia Tributaria. Esto dependerá en gran parte de la cuantía. Será responsabilidad del contribuyente el probar la necesidad del gasto. Podría considerarse justificable pedir la devolución, por ejemplo, de cuotas soportadas en el arrendamiento de un local de negocio. Una empresa puede comprar un local con la expectativa futura de generar unos ingresos que todavía no se han producido, en el momento de arrendar el local.

Por tanto, de forma resumida, para deducir un gasto hay que presentar una factura legal y acreditar que está relacionado con la actividad.

Relación de gastos deducible

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

•Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.

•Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer tickets o recibos.

•Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

Ejemplo de gastos no deducibles:

Las multas y sanciones, teniendo también en cuenta los recargos que hayas podido contraer por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
Los donativos y liberalidades.
Las pérdidas del juego.
Los gastos que hayas tenido con personas o entidades que residan en paraísos fiscales.
El IVA soportado que ya te hayas deducido en la declaración trimestral de IVA.

Los gastos fiscalmente deducibles se agruparán:

Consumos de explotación.

Aquí se recogen las compras o adquisiciones corrientes de mercancías o bienes efectuadas a terceros, siempre que cumplan los dos siguientes requisitos:

1.- Que se realicen para la obtención de los ingresos.

2.- Que se trate de bienes integrantes del activo circulante y que no formen parte del mismo en el último día del período impositivo o, dicho en otras palabras, que se hayan transmitido con o sin sometimiento a transformación previa.

Se consideran incluidas en este concepto, entre otras, las adquisiciones de: mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes, material de oficina, etc., consumidos en el ejercicio.

En el precio de compra deben incluirse los gastos accesorios, tales como los de transportes, seguro, carga y descarga, etc..

El término “consumidos” hace referencia a que únicamente deben computarse como gasto los bienes aplicados a la actividad durante el ejercicio. Dicha magnitud vendrá dada por el resultado de sumar a las existencias iniciales de tales bienes, las adquisiciones realizadas durante el ejercicio, y de minorar dicha suma en el valor de las existencias finales del período.

Por lo que respecta a los criterios valorativos de las existencias, debe subrayarse que el valor de las finales, que debe coincidir con el valor de las iniciales del ejercicio siguiente, puede determinarse por su precio de adquisición o coste de producción, admitiéndose como criterios valorativos para grupos homogéneos de existencias el coste medio ponderado. Los métodos FIFO, LIFO u otro análogo basado en el precio de adquisición, son igualmente admisibles si la empresa los considera más convenientes para su gestión

MUY IMPORTANTE: Diferencia entre compras consumidas y existencias

En estimación directa simplificada, al no exigirse contabilidad ajustada al código de comercio, para aquellas empresas que gestionan existencias, deben sólo aplicar a gastos de explotación el importe de las existencias consumidas, dicha magnitud viene dada por el resultado de sumar a las existencia iniciales, las compras durante el ejercicio, y minorar de dicha suma el importe de las existencias finales de dicho período.

Gastos de Personal.

Aquí se recogen los pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones, también las cotizaciones derivadas de la contratación de los trabajadores, por último, también se incluirán los gastos de formación, indemnizaciones por rescisión del contrato, seguros de accedentes del personal, obsequios como las cestas de navidad, etc.

Sueldos y salarios.
Aquí incluiremos las cantidades devengadas por terceros en virtud de una relación laboral. Entre las mismas, se incluyen los sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta que corresponda realizar por las mismas, siempre que no se haya repercutido a los perceptores), así como los premios o indemnizaciones satisfechos (aunque resulten exentos del IRPF para el perceptor).
Seguridad Social a cargo de la empresa (incluidas las cotizaciones del titular).

Dentro de esta partida se incluye la Seguridad Social a cargo de la empresa, así como las cotizaciones satisfechas por el titular de la actividad económica (Cuota de AUTÓNOMOS).

Notas con referencia a las aportaciones a Mutualidades de Previsión Social del propio empresario o profesional:

- Las aportaciones a mutualidades de previsión social del empresario o profesional, no constituyen gasto deducible para la determinación del rendimiento neto de la actividad, dado que las mismas pueden reducir la base imponible del contribuyente con arreglo a los requisitos y límites establecidos a tal efecto.

- Tienen la consideración de gasto deducible de la actividad las cantidades abonadas en virtud de contratos de seguro concertados con mutualidades de previsión social por profesionales no integrados en el régimen especial de la Seguridad Social de los trabajadores por cuenta propia o autónomos.
Otros gastos de personal.
En este apartado podemos incluir los gastos de formación del personal, tanto de carácter habitual como esporádico, las indemnizaciones satisfechas por rescisión de relaciones laborales, los seguros de accidente del personal y cualquier otro relacionado con el personal al servicio de la actividad que no pueda ser considerado como pura liberalidad.

Los requisitos que tienen que cumplir los cursos formativos para que no tributen en IRPF son:

La empresa deberá pagar su totalidad. No es válido que pague una sola parte del coste.
El curso debe relacionarse con la actividad que el empleado desarrolla actualmente en la empresa. Además, la formación no supone un ingreso extra, por lo que no se declara en el IRPF, pero tampoco ni la empresa ni el trabajador tendrán que pagar mayor Seguridad Social. Si la empresa se hace cargo de los gastos de desplazamiento desde la ubicación de la empresa hasta el centro de formación (como puede ser un billete de autobús o un abono del kilometraje), este pago también estará exento de tributación y cotización, siempre que la empresa disponga de los documentos necesarios para justificar el desplazamiento. Quedarán exentos también los gastos de manutención y de estancia, en función de las normas actuales sobre las dietas.
En conclusión, si la formación está relacionada con la actividad de la empresa, el pago del curso no se considera un salario en especie. Las cuantías de desplazamiento también quedarán exentas de tributación.

Los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa (obsequios, cestas de Navidad, etc.) no se consideran como puras liberalidades, por lo que pueden constituir gastos deducibles.

Servicios Exteriores.

Gastos de Investigación y Desarrollo.

Deben ser encargados a terceros

Arrendamientos y cánones.

Podemos incluir dentro de este apartado todos los gastos originados en concepto de alquileres, cánones, asistencia técnica, etc., por la cesión al contribuyente de bienes o derechos que se hallen afectos a la actividad, cuando no se adquiera la titularidad de los mismos.

Contratos de arrendamiento financiero “leasing”.

Con la entrada en vigor de la Ley 43/1995, de 27 de diciembre, del Impuesto sobre Sociedades, el régimen fiscal de los bienes utilizados en virtud de contratos de arrendamiento financiero “leasing”, es diferente en función de la fecha de celebración de los mismos y de la entrega de los bienes que constituyen su objeto.

1.- Contratos celebrados antes del 1 de enero de 1996.

2.- Contratos celebrados a partir del día 1 de enero de 1996.

Servicios de profesionales independientes.

Dentro de este apartado se incluye el importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la actividad económica. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

Transportes.

Se incluyen los transportes por las ventas que realizamos.

Servicios bancarios y similares.

Podemos incluir las Comisiones bancarias, entre otras.

Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Podemos incluir los anuncios en Páginas Amarillas, en Google, entre otras.

Suministros.

Se incluye dentro de este concepto el importe de los gastos correspondientes a electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de almacenable. (Agua, telefonía, gas, etc…)

Gasto del teléfono móvil, el gasto de la factura de tu teléfono móvil será un gasto fiscalmente deducible siempre y cuando se tengan dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Sobre esa cuestión hay una consulta vinculante de tributos V2731-18.

En muchas ocasiones si no se dispone de un local destinado 100 por cien a la actividad, nos encontramos ante el dilema de la exclusividad. Pero lo cierto es que si tenemos una habitación dedicada a despacho podemos establecer un porcentaje razonable del uso que efectuamos de los diferentes suministros. especialmente la Luz, la Telefonía y el Acceso a Internet. No obstante ver la norma que ha establecido Hacienda, cuya aplicación será a partir del ejercicio 2018

Particularidad autónomos que desarrollan su actividad en su vivienda habitual - en vigor a partir de enero de 2018

Los contribuyentes que afecten parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, por ejemplo los autónomos freelance que trabajan en casa, por fin podrán desgravar sin problemas en concepto de IRPF, los suministros de agua, gas y electricidad, puesto que la nueva ley marcaría una norma a la hora de aplicar la desgravación de estos gastos, "salvo que el contribuyente pruebe un porcentaje superior", así se soluciona el problema que tienen hasta ahora los autónomos que trabajan en casa, a la hora de desgravar los suministros.

Ahora bien, se deducirán el total del gasto, incluido el IVA en el IRPF, pero en el IVA no se pueden deducir el IVA, dado que la normativa del IVA no permite la deducción de las cuotas soportadas por la adquisición de bienes o servicios que no se afecten en exclusividad a la actividad empresarial o profesional del autónomo, salvo en el supuesto de que se trate de bienes de inversión. Sólo en el caso de las cuotas soportadas en los bienes de inversión se permite la deducción parcial, como ocurre con los vehículos turismo utilizados para uso empresarial y particular, donde existe una presunción de afectación al 50%, aunque admite prueba en contrario

En estos casos, serán deducibles los gastos de suministros de dicha vivienda entendiéndose por tales agua, gas, electricidad, telefonía e Internet.
Tales gastos serán deducibles en el porcentaje que resulte de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
El procedimiento para calcular el importe deducible de estos gastos se muestra a través del siguiente ejemplo:

La vivienda habitual de un contribuyente tiene 100 m². El contribuyente afecta a la actividad económica que desarrolla 40 m². Los gastos anuales por suministros ascienden a 5.000 euros.

Proporción de la vivienda habitual afecta: 40 m² / 100 m² = 40%
Porcentaje de deducción = 30% x 40% = 12%
Gastos deducibles: 5.000 € x 12% = 600 €

Los autónomos que trabajan en su vivienda habitual y tributan por el Impuesto sobre la Renta de las Personas en Estimación Directa, podrán imputarse un porcentaje de sus gastos en suministros en los gastos asociados al desarrollo de la actividad profesional, esta recuperación podrá realizarse de forma más segura desde el punto de vista jurídico, tras la publicación de una resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (Teac), de 10 de septiembre de 2015, de carácter vinculante para las Administraciones, tanto estatal como de las comunidades autónomas, en la que se resuelve que los autónomos tienen derecho a deducir sus gastos de teléfono, agua, luz, gas y otros suministros, compartidos con el resto de la vivienda habitual.

Si la vivienda está alquilada, para poder desgravarse el alquiler hay un requisito adicional y es que el propietario nos haga un contrato con IVA por el total de la vivienda o al menos uno separado por el alquiler del % afectado. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.

Se podrá afectar la totalidad de la parte de la vivienda que se utilice para el desarrollo de la actividad económica. Esta afectación parcial supone que el contribuyente podrá deducirse los gastos derivados de la titularidad de la vivienda, como pueden ser amortizaciones, IBI, tasa de basuras, comunidad de propietarios, seguro de responsabilidad civil de la vivienda, etc., proporcionalmente a la parte de la vivienda afectada y a su porcentaje de titularidad en el inmueble referido. En el caso de que se pagen impuestos (IBI) o gastos de comunidad, es decir, gastos que el arrendador/propietario debe hacer frente , podrá deducirlos pero proporcionalmente a la parte de la vivienda que esté afectada. Ahora bien, con independencia del título que ostente sobre la referida vivienda habitual, los gastos derivados de los suministros (agua, luz, calefacción, teléfono, conexión a Internet, etc.) solamente serán deducibles cuando los mismos se destinen exclusivamente al ejercicio de la actividad, no pudiendo aplicarse, en este caso, la misma regla de prorrateo que se aplicará a los gastos derivados de la titularidad o del arrendamiento de la vivienda.

Gastos de Reparación y Conservación.

Se incluyen dentro de este apartado los gastos de conservación y reparación del activo material afecto:

- Los efectuados regularmente con la finalidad de mantener el uso normal de los bienes materiales.

- Los de sustitución de elementos no susceptibles de amortización y cuya inutilización sea consecuencia del funcionamiento o uso normal de los bienes en que estén integrados.

- Los de adaptación o readaptación de elementos materiales del inmovilizado, cuando no supongan incremento de su valor o capacidad productiva.

No se considerarán gastos de conservación o reparación, los que supongan ampliación o mejora del activo material y sean, por tanto, amortizables.

Primas de Seguro

a) Pólizas en general. Pólizas de cobertura de siniestros, en general.
b) Pólizas de enfermedad. Tienen la consideración de gastos deducibles las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de ellas.

Tributos fiscalmente deducibles.

Dentro de este concepto se comprenden los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente, siempre que incidan sobre los rendimientos computados, no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.

Son ejemplos de tributos no estatales:

a) Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

b) Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) correspondientes a la actividad económica desarrollada.

En ningún caso, tienen la consideración de gastos deducibles las sanciones, el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones tributarias.

Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros ajenos, para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo.

Entre otros, podemos incluir los siguientes:

- Gastos de descuento de efectos y de financiación de los créditos de funcionamiento de la empresa.

- Recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.

- Intereses de demora correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias, así como los derivados de liquidaciones administrativas, siempre que estén directamente relacionados con la actividad y correspondan al ejercicio.

Por el contrario, no tienen la consideración de gastos financieros deducibles:

- Los que supongan un mayor coste de adquisición de elementos patrimoniales.

- Los que se deriven de la utilización de capitales propios.

Amortizaciones

Importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.

En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.

Provisiones para riesgos y gastos

Provisiones por deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros ,etc.). Deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales. Deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.

Gastos Extraordinarios

Pérdidas y Gastos acaecidos fuera de las actividades ordinarias y que no se espera que vuelvan a acontecer de forma habitual.

Otros servicios

Es un cajón de sastre para meter aquellos gastos que no vemos adecuados agruparlos en los grupos anteriores.

Incentivos fiscales al Mecenazgo.

Las posibilidades de colaboración con determinadas entidades sin ánimo de lucro, están regulados en los artículos 25 a 27 de la LEY 49/2002.

Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles

Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
Donativos y liberalidades.
Pérdidas del juego.
Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

Gastos deducibles que generan dudas en su aplicación

Local u oficina específico para la actividad:

no presentan problemas, se deberá notificar a hacienda los datos de local en el momento de dar de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarse a un nuevo local u oficina. Se podrán desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También se podrá amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Local u oficina en la vivienda habitual del autónomo:

Ver este enlace para encontrar mas detalles

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas. Además, en el caso de vehículos en renting tributos indica en la consulta V0689-19 que las cuotas de renting no serán deducibles en el IRPF si el vehículo no está afecto exclusivamente a la actividad. Ver Fiscalidad Vehículo Autónomo y Fiscalidad vehículo Sociedades Mercantiles.

A continuación damos el enlace a una consulta vinculante de la DGT sobre la "Deducibilidad en IVA e IRPF de los gastos ocasionados por desplazamientos realizados en vehículo personal de profesional que realiza su actividad.". NUM- CONSULTA: V4042-16.

Límite en el gasto deducible de atención a clientes:

Se ha introducido una limitación en el gasto deducible de atención a clientes que podemos incluir en nuestras declaraciones tributarias. Hasta ahora no existía límite en la deducción de gastos como comidas de que se realizaban, produciéndose en algunas ocasiones un abuso de esta posibilidad. Ahora, con la modificación realizada, el límite en el gasto deducible de atención a clientes se ha establecido en el 1% de la cifra neta de negocio.

En este apartado, el Tribunal Supremo, contraviniendo el criterio de la agencia tributaria, las sociedades y autónomos puede deducirse regalos, invitaciones y los gastos de comidas con clientes, personal o proveedores. El Tribunal Supremo ha dictado una sentencia en la que establece que los gastos por relaciones públicas con clientes y proveedores, así como los promocionales y los regalos a clientes o al propio personal del negocio, son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, o de la actividad en el autónomo. Fecha Sentencia: 30/03/2021. Nº de Resolución: 458/2021.

Según establece la ley de aplicación, no son gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, o rendimiento de actividad para autónomos, aquellos que, teniendo un reflejo contable, se realizan a título gratuito y no determinan el resultado fiscal o tributario del ejercicio.

Sin embargo, el Supremo entiende en este fallo que sí son deducibles aquellos gastos que, siendo donativos o liberalidades, se conocen coloquialmente como atenciones a clientes o al propio personal y los promocionales, así como todos aquellos «que se hallen correlacionados con los ingresos», realizados dentro de la propia actividad empresarial con el objetivo de conseguir un mejor resultado empresarial.

Así, aunque las comidas de trabajo, los regalos a clientes o los gastos promocionales no buscan una consecución directa e inmediata de los mejores resultados, «por su propia naturaleza y características persiguen un resultado indirecto y de futuro», por lo que pueden correlacionarse con los ingresos, según el Alto Tribunal.

En este sentido, el Supremo señala que la atención a clientes y proveedores busca fundamentalmente fidelizar a unos y otros, las atenciones a empleados persiguen incentivarlos en el trabajo a desarrollar, y la promoción de productos o de la propia empresa tiene por objetivo lograr ventajas en ventas y posicionamiento empresarial.

La Sentencia es importante, pues el Alto Tribunal define el concepto de liberalidad y de gastos que NO son liberalidad.

Gastos de viajes y representación:

Se podrán desgravar tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

A modo de ejemplo, uno de los gastos más comunes a los que se enfrenta un autónomo en el desarrollo de su actividad es el del aparcamiento. La mayoría de las ciudades cuentan ya con parquímetros y es prácticamente imposible aparcar un vehículo sin pagar. Sin embargo, aunque se trate de un gasto derivado de la actividad del trabajador autónomo no siempre es fácil deducirlo.

Por un lado, para deducir un gasto, es imprescindible presentar una factura legal que incluya número y serie, NIF y razón social, fecha de expedición, concepto, importe e impuestos. Lo más habitual es que en el ticket de aparcamiento no aparezcan estos datos y proponen solicitar una factura simplificada a la empresa que gestiona los parquímetros. Sin embargo, estas empresas no están obligadas a expedir una factura, salvo que se trata de un importe superior a 3.000 euros.

Si los gastos por aparcamiento son elevados porque el autónomo tiene la necesidad de desplazarse a menudo podría ser conveniente utilizar un parking privado, donde sí se puede pedir una factura que Hacienda consideraría válida.

Hay ocasiones en las que es prácticamente imposible acreditar que un ticket de aparcamiento está relacionado con la actividad laboral del autónomo. Esto ocurre cuando se visita a posibles clientes con los que finalmente no se llega a ningún acuerdo y, por tanto, no habrá una factura que justifique el desplazamiento.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que se limite a la lógica de la actividad y se anoten siempre con quién se tuvo la comida. En la valoración de esta correlación también deberá tenerse en cuenta el importe individualizado de los gastos, de manera que aquellos que sean excesivos o desmesurados con respecto a los que puedan considerarse normales, tendrán el tratamiento de no deducibles. Se entendería en este caso que cubren necesidades particulares del contribuyente, fuera del desarrollo de su actividad como autónomo.

Por tanto, cuando se recibe una comprobación de IVA, y Hacienda observa que hay facturas por atenciones a clientes (entradas para espectáculos, alojamiento, restaurantes), de forma automática no permite deducir el IVA soportado, aunque usted argumente que dichos gastos están asociados a la actividad de su empresa. Hacienda considera que la ley es clara en este aspecto y no admite la deducción (Artículo 96. Uno de la Ley de IVA).

No obstante, una reciente sentencia de la Audiencia Nacional, siguiendo el criterio del Tribunal de Justicia Europio, considera que Hacienda debe analizar caso por caso, y dar a los contribuyentes la posibilidad de demostrar en qué medida dichos gastos están relacionados con su actividad empresarial o profesional, debiendo aceptar la deducción del IVA si se acredita dicha circunstancia, (Audiencia Nacional, sentencia de 23 de Diciembre de 2013; TJUE, sentencia de 20 Septiembre de 2000).

Por tanto, dado que estas batallas se ganan antes de empezarlas, le recomendamos que sea disciplinado, con las directrices que indicamos a continuación, por ello, ante futuras comprobaciones de Hacienda, opóngase en función de dichas sentencias, y justifique que las atenciones a clientes están relacionadas con la actividad.

Lleve una hoja de control de todas las ocasiones que invitan a sus clientes a comer, les lleven a espectáculos, o tienes cualquier otra atención con ellos.
En las facturas que reciban por dichas atención si es posibles que aparezcan los nombres de los clientes en el concepto, o al menos, que su nombre aparezca escrito a mano en el reverso.
Para importes elevados, puede plantear ante hacienda llevar una prueba testifical, en que las personas que han sido invitadas certifiquen que dicha invitación a tenido lugar.

Gastos por manutención:

Desde enero de 2018, finalmente el autónomo podrá deducirse como máximo 27,27 euros diarios (48 euros en el extranjero) en concepto de gastos de dietas y manutención con los siguientes requisitos:

Ser gastos del propio contribuyente,
que se deban al desarrollo de la actividad económica,
que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería,
que se paguen por medios electrónicos y que se disponga de factura en condiciones.

Gastos de vestuario e imagen:

sólo se admite el gasto en vestuario profesional como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas se admite una interpretación más flexible.

Facturas de fecha emisión anterior a 4 años

Si detectamos una factura por la cual no nos hemos deducido, por estar extraviada, si ha pasado más de cuatro años desde que te emitieron la factura, se pierde el derecho a declararla, y por tanto, a poderse deducir.

A continuación hay un enlace a una consulta vinculante y la respuesta por parte de la Dirección General de Tributos sobre la deducibilidad de los gastos por parte de contribuyente en el desarrollo de su actividad profesional / empresarial. Consulta V0180-13.

Enlaces relacionados

Gastos deducibles - Fuente AEAT