Sociedad Inactiva frente Liquidar Sociedad
Actualizado: 14/11/2020
Fecha: 17/02/2012
Por mucho que hayamos cerrado el negocio, las empresas inactivas también tienen obligaciones siempre y cuando no hayamos procedido a su liquidación, algo demasiado frecuente en España. De hecho, un 40% de las empresas registradas en 2013 no tenían actividad alguna y sin embargo seguían ‘abiertas’ a efectos fiscales y administrativos, con todo lo que eso supone.
Contra toda lógica, cerrar un negocio no es gratis en España. En el caso de las empresas, disolver una sociedad acarrea una serie de costes que varían en función del capital social y del tipo de sociedad del que se trate.
En el caso de las sociedades limitadas, hay que pagar el
Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados, por el concepto de Operaciones Societarias, a lo que
hay que añadir la liquidación de los honorarios del asesor externo,
los trámites en el Registro Mercantil y la escritura de extinción.
En cualquier caso será complicado que la factura baje de los 700
euros.
Todo este papeleo hace que buena parte de los empresarios decidan
‘dejar morir’ la empresa o se limiten a comunicar a Hacienda la
inactividad de la empresa, que se entiende por dejar de realizar las
actividades establecidas en su objeto social y sus estatutos,
además, por supuesto, de no generar ingresos de estas actividades.
Esto se puede hacer a través del modelo 036. Pero que la empresa
esté inactiva y no genere beneficios no la exime, ni mucho menos de
sus obligaciones fiscales, entre otras.
Obligaciones de la sociedad inactiva
En este sentido, toda sociedad inactiva que siga dada de alta deberá cumplir las siguientes obligaciones:
- Fiscales: lo que se traduce en presentar el Impuesto de Sociedades, aunque al estar inactiva no deberá consignar ninguna partida en la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Mercantiles: Llevar la contabilidad, realizar la legalización de los libros de la empresa, y hacer el depósito de cuentas.
Por último conviene no olvidarse de estar atento a las posibles notificaciones que puedan llegar de la AEAT. Deberemos por tanto tener la firma electrónica de la sociedad en vigor.
Esto hará que cada año tenga que soportar la factura de gasto del Registro, con su correspondiente retención por tratarse de servicios profesionales. Si contrata los servicios de terceros para realizar estos trámites, soportará también ese gasto, con los impuestos que le sean de aplicación.
Además, puede que en el proceso previo a la liquidación de la sociedad, se puedan realizar ventas de inmovilizado o existencias, para ver su tratamiento, ver este enlace.
Por último, puede ocurrir que la empresa tenga bienes de inversión, amortizándose, para saber que tratamiento hay que aplicar, una vez la sociedad pasa a inactiva, ver este enlace.
El IVA soportado en esas facturas no es deducible, porque la deducibilidad está condicionada a que el sujeto pasivo se encuentre realizando una actividad económica, hecho que no ocurre porque el impuesto se devenga mientras la empresa está de baja.
La sociedad no tiene tampoco obligación de llevar libro de facturas, ya que esa exigencia está igualmente condicionada al desarrollo de una actividad empresarial o profesional.
Sin embargo, las obligaciones con respecto a las retenciones efectuadas son diferentes. Dado que la sociedad conserva su personalidad jurídica hasta su extinción, está sujeta a la obligación de retener, por lo que tendrá que efectuar el ingreso en el periodo de liquidación reglamentario. La sociedad se dará de alta en la obligación censal del modelo 111, correspondiente a las retenciones de profesionales y liquidará el impuesto. Posteriormente se dará de baja con el mismo modelo. En enero habrá de cumplimentar también el modelo resumen 190.
De lo que nos libraríamos sería de tener que hacer la declaración trimestral negativas de IVA, ya que en principio no se generará ningún tipo de factura de ingreso y gasto.
Cierre registral
Dos son los motivos que implican el cierre del Registro Mercantil para una sociedad: la falta de depósito de las cuentas anuales y/o la baja provisional en el índice de entidades de la Agencia Tributaria. Es importante diferenciar el motivo que originó el cierre registral ya que las implicaciones para la sociedad son muy distintas como ha hecho constar la Dirección General de los Registros y del Notariado en varios pronunciamientos.
Por un lado, el Índice de Entidades es un registro competencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) en el que se inscriben las entidades que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial, de tal forma que cuando la entidad no presenta la declaración del impuesto sobre Sociedades de los tres últimos ejercicios, se procede a su baja provisional, lo que a su vez conlleva a que el Registro Mercantil proceda al cierre de la hoja registral de la sociedad. En este caso, la entidad no podrá realizar ninguna inscripción hasta que se vuelva a dar de alta, sin excepciones.
Por el contrario, si el cierre de la hoja registral se debe a la falta de depósito de las cuentas anuales sí se permitirán algunas excepciones relativas al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa, mientras que el resto de actos inscribibles en el Registro Mercantil serán denegados.
Cierre registral por no depositar cuentas
Cuando no se depositan las cuentas anuales de la empresa (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y, en su caso, estado de flujos de efectivo) en el Registro Mercantil, y se está obligado a ello, es el cierre provisional de la hoja registral, según regula el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en concreto, en su artículo 378.1:
“Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa”.
Cualquier otro documento no recogido en las excepciones del artículo 378.1 como, por ejemplo, una disminución del capital social o una modificación de los estatutos de la sociedad, no podrá ser inscrito por la empresa hasta subsanar su situación irregular.
La pregunta es saber cuántas cuentas anuales, en el supuesto de que se lleven varios años sin presentarlas, tendrían que ser inscritas, todas o sólo ciertos número de años, en el Registro para levantar el cierre provisional de la hoja registral y volver a la normalidad.
Pues bien, según la Resolución, de 23 de Noviembre de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, únicamente es necesario depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios para levantar el cierre provisional de la hoja registral.
Por tanto, basta con reconstruir la contabilidad para tener el cierre de los tres últimos ejercicios, y depositar cuentas de los tres últimos ejercicios contables a los que se venga obligado para que el Registro reabra la hoja registral. Por ejemplo si se desean depositar las cuentas del ejercicio 20XX, una vez constatado el cierre registral, se deberán de presentar previamente a depósito las cuentas anuales de los ejercicios 20XX-1, 20XX-2 y 20XX-3.
Baja en el Índice de Entidades
La baja del índice de entidades es provocado por entidades inactivas en las que ni se presentaba el impuesto de sociedades ni las cuentas anuales, por lo que se provoca el cierre registral
Para ver más detalles sobre este tema, ir a este enlace Cierre Provisional hoja registral de la sociedad por Hacienda
Obligación de disolver la sociedad
El artículo 363 de la Ley de Sociedades de capital señala entre otras causas que la sociedad deberá disolverse:
“a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior al año.”
Solo recomendamos dejar la sociedad inactiva, si hay prevista una reactivación de la sociedad a corto plazo. En caso contrario lo mejor es disolver a sociedad. Pasos para disolver una Sociedad Limitada
Responsabilidad de los administradores de la sociedad inactiva
Hay dos tipos de causa que pueden provocar la responsabilidad de los administradores por mantener una sociedad inactiva, y los cuales detallamos a continuación:
Por no convocar la Junta General en caso de más de un año de inactividad
Cuando la sociedad permanece más de un año inactiva, el administrador debe convocar en el plazo de dos meses la Junta General para tomar las medidas oportunas. Si no lo hace, será el responsable de las deudas contraídas por la sociedad desde ese momento.
Por no pagar las deudas tributarias existentes a la fecha de cese de actividad
Aunque la sociedad esté inactiva debe pagar todas las deudas contraídas.
La Ley General Tributaria deriva la responsabilidad a los administradores cuando no se paguen las obligaciones tributarias existentes al aprobarse la inactividad.
Los administradores de hecho o de derecho serán responsables subsidiarios siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieran tomando medidas causantes del impago.
Sanciones
También hay que tener la posibles sanciones que puede recibir la sociedad por no presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, dado que si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procede al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
Las implicaciones más reseñables que tenía esta falta de presentación era la posible derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la sociedad por socios o terceras personas que puedan reclamar por los daños causados por este incumplimiento, como en este sentido señala el artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital. Por ejemplo, puede existir una responsabilidad por deudas (regulada en el artículo 367), es decir, por no actuar cuando la situación económica de la sociedad es de insolvencia o incluso de concurso, el cual, en este caso, se calificaría de culpable según el artículo 165 de la Ley Concursal, al no disolver o liquidar la sociedad o por no instar la declaración del concurso de acreedores (en el plazo de dos meses desde el conocimiento de los hechos), situación que se puede dar pero desconocerse al no haber formulado y presentado las cuentas anuales en los plazos marcados por la normativa.
De esta forma, el artículo 283 del TRLSC establece, por
la no presentación de las cuentas anuales en el RM, además
de no permitir las inscripción de documento referido a la
entidad, la imposición a la sociedad por parte del ICAC de
una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros en función de
la dimensión de la sociedad.
El método empleado para graduar las sanciones se basa en que
la sanción es del 0,5% del importe total de las partidas de
activo, más el 0,5% de la cifra de ventas de la entidad de
la última declaración a Hacienda, cuyo original se ha de
presentar en la inspección realizada por el ICAC. Si la
sociedad expedientada no aporta la declaración tributaria
requerida, la sanción se cuantifica en el 2% del capital
social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
En cualquier caso, sólo por el papeleo que suponen estos trámites ya merecería la pena dar de baja definitivamente la empresa y no digamos si estamos pagando a un asesor externo para que se encargue de ellos. En ese caso bastarán unos años para haber amortizado el coste de liquidar la empresa.
Además, existe un gasto adicional en caso de ser nosotros los administradores de la empresa: las cotizaciones a la Seguridad Social como autónomos. Hay que tener en cuenta que toda sociedad está obligada a contar con un representante legal, y este no es otro que el administrador, que debe estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social y que seguirá ejerciendo tanto si la empresa es activa como si no lo es. Lo normal suele ser que si la empresa no tiene actividad, la Seguridad Social pase por alto la no existencia del administrador. Este es otro motivo por el que es mejor cubrirse y hacer bien las cosas. Es decir, disolver la empresa.
Para complicar más la situación, hacienda de oficio, cuando la entidad no hubiere presentado la declaración por el impuesto sobre sociedades correspondiente a tres períodos impositivos consecutivos, da de baja a la sociedad en el índice de entidades de la AEAT,( con confundir con la baja definitiva en el censo de la sociedad), lo cual implica, notificar al Registro Mercantil que deberá proceder a extender en la hoja registral abierta a la entidad afectada una nota marginal en la que se hará constar que, en lo sucesivo, no podrá realizarse ninguna inscripción que a aquélla concierna sin presentación de certificación de alta en el índice de entidades. En esta situación, al ir inscribir una escritura al Registro Mercantil, nos denegarán la inscripción y nos calificarán la escritura con defectos por encontrarse la hoja registral cerrada.
La hoja registral se abre en el Registro Mercantil cuando constituimos una sociedad y vamos a inscribirla por primera vez. En ella deben hacerse constar obligatoriamente toda una serie de actos previstos en el Reglamento del Registro Mercantil y que informan de los movimientos inscribibles más importantes de la Sociedad: ampliación y reducción de capital, modificaciones estatutarias, cambio del órgano de administración, disolución y liquidación.
El Índice de Entidades es competencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) y en él se inscribirán las entidades que tengan su domicilio fiscal dentro de su ámbito territorial.
Para que nos vuelvan a abril la hoja registral de nuevo, primero,
se deberá comprobar con la AEAT si realmente existen declaraciones
por presentar y, en caso afirmativo, la entidad deberá presentar las
declaraciones omitidas y liquidar la posible deuda existente con la
misma.
Una vez presentadas, el órgano competente de AEAT acordará la
rehabilitación de la inscripción en el Índice de Entidades Jurídicas
y remitirá la resolución administrativa que ordene el alta en dicho
Índice al Registro Mercantil para que se haga constar la cancelación
de la nota marginal abierta en su día.
Por nuestra Asesoría Virtual le podemos gestionar todo el proceso de Disolución de la Sociedad.
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